Manajemen proyek secara luas mengacu pada proses dan kegiatan terkait perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek biasanya dibatasi oleh faktor-faktor seperti ruang lingkup, anggaran dan waktu, yang memerlukan fungsi manajemen proyek untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya dan mengintegrasikannya dengan tepat untuk mengatasi kendala ini dan memenuhi tujuan yang telah ditentukan. Mengelola kegiatan proyek dapat dilihat sebagai urutan langkah yang harus diselesaikan, sejalan dengan lima fase yang menentukan siklus hidup proyek.
Inisiasi
Inisiasi proyek memulai siklus hidup proyek dan melibatkan pembentukan tim yang dikepalai oleh manajer proyek dan memberikan gambaran umum proyek. Tinjauan umum biasanya mencakup menentukan alasan untuk proyek, tujuan bisnis, dan strategi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Selain itu, ruang lingkup pendahuluan, proposal anggaran, tonggak sejarah dan tanggal penyelesaian diberikan. Fase ini biasanya menyangkut manajer senior yang membuat kasus bisnis untuk proyek berdasarkan studi kelayakan dan mengembangkan piagam proyek yang menentukan visi, ruang lingkup, harapan, dan rencana implementasi proyek.
Perencanaan
Perencanaan mencakup pembuatan bagan semua tugas yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dan memberikan tanggal penyelesaian tugas yang realistis. Tahap perencanaan seringkali melibatkan pembuatan rencana manajemen proyek untuk memandu tim. PMP memberikan rincian keterampilan yang diperlukan, penilaian risiko, sumber daya non-tenaga kerja dan tonggak untuk setiap tugas. Ini mengidentifikasi para pemangku kepentingan dan menentukan kriteria yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan setiap tugas - bagaimana dan kapan kegiatan akan dilakukan, prosedur yang harus diikuti, frekuensi pelaporan dan saluran komunikasi.
Eksekusi
Selama fase eksekusi, solusi yang direncanakan diimplementasikan untuk memenuhi persyaratan proyek. Tim proyek dan sumber daya yang diperlukan dikumpulkan dan digunakan untuk membuat output yang diinginkan dari proyek. Ini adalah fase berulang yang melibatkan pemecahan masalah, pengujian dan ulasan untuk memenuhi serangkaian persyaratan produk tertentu. Manajer proyek mengawasi alokasi sumber daya yang tepat agar proyek sesuai jadwal. Dia juga menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal - anggota tim proyek, manajemen eksekutif dan vendor - untuk membahas status proyek.
Kontrol
Fase kontrol melibatkan pengujian dan pemantauan proyek untuk memastikan pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan memenuhi harapan pemangku kepentingan. Tujuannya adalah penerimaan proyek oleh klien. Hasil proyek terus dipantau dan jika ada penyimpangan terjadi atau klien meminta perubahan tertentu, data diumpankan kembali ke proses eksekusi sehingga tindakan korektif diambil. Fase ini selesai ketika kiriman - hasil akhir dari proyek - disetujui oleh klien karena telah memenuhi standar kualitas yang ditentukan dalam rencana.
Penutupan
Fase penutupan biasanya melibatkan pendokumentasian proyek - suatu proses yang dimulai ketika kiriman dirilis oleh kontraktor dan diterima secara resmi oleh klien. Semua materi terkait diserahkan, termasuk dokumentasi proyek, manual, dan kode sumber. Semua dokumen administrasi kontrak diselesaikan, disorot oleh dokumen kontrak penerimaan yang ditandatangani. Laporan tinjauan proyek formal yang mengidentifikasi dan menilai tingkat keberhasilan proyek serta tinjauan kritis atas pelajaran yang dipetik juga diberikan kepada klien.
