Apakah Anda perlu membuat laporan tahunan untuk organisasi Anda? Tidak yakin bagaimana melanjutkan? Untungnya, Anda dapat memecah proses pembuatan laporan tahunan menjadi langkah-langkah kecil yang mudah diikuti. Yang terbaik dari semuanya, mengelola laporan tahunan akan membuat Anda berhubungan dengan pembuat keputusan utama organisasi Anda. Anda dapat melayani dalam peran penting dan penting yang meningkatkan karier Anda dan membuktikan nilai Anda kepada organisasi. Ikuti panduan ini untuk bantuan dalam membuat laporan tahunan.
Mulai dengan angka. Hampir semua laporan tahunan berpusat pada data keuangan, bahkan dalam organisasi nirlaba. Temui penasihat keuangan dan / atau akuntan organisasi Anda untuk meninjau kinerja keuangan tahun lalu, dan tentukan informasi apa yang akan dimasukkan dalam laporan tahun ini. Status keuangan organisasi Anda akan membantu memandu pilihan tema dan penampilan Anda untuk laporan tahunan.
Perhatikan bahwa konten pasti dari laporan keuangan akan bervariasi berdasarkan ukuran organisasi, model bisnis dan status nirlaba / nirlaba. Periksa dengan penasihat keuangan dan hukum untuk mengonfirmasi elemen mana di bawah ini yang termasuk: Laporan Penghasilan --- pernyataan dasar stabilitas keuangan organisasi. Ini merinci sumber uang, pengeluaran, dan laba atau rugi bersih untuk tahun tersebut. Neraca --- memberikan pandangan keseluruhan tentang status keuangan organisasi. Ini daftar aset dan kewajiban (jumlah utang) organisasi. Dalam organisasi nirlaba, neraca akan mencakup pernyataan ekuitas pemegang saham. Ini pada dasarnya menempatkan angka pada nilai pemegang saham dengan mengurangi kewajiban dari aset. Laporan Arus Kas --- melaporkan bagaimana uang bergerak melalui organisasi dan berapa banyak uang tunai yang ada. Risiko --- ringkasan risiko bisnis yang dihadapi atau mungkin harus dihadapi organisasi di masa mendatang. Catatan --- mencakup penjelasan tentang praktik akuntansi organisasi, menjelaskan pengecualian untuk praktik akuntansi umum, dan menjelaskan bagaimana informasi keuangan dikumpulkan. Perusahaan yang diperdagangkan secara publik harus menyertakan laporan dari pimpinan senior yang mengonfirmasikan bahwa kontrol akuntansi internal memenuhi persyaratan Sarbanes-Oxley Act.
Buat anggaran. Gunakan biaya dari laporan tahun sebelumnya, jika tersedia, sebagai titik awal. Selanjutnya, pertimbangkan kebutuhan Anda saat ini. Tanyakan, apakah Anda memerlukan fotografi profesional? Bantuan penulisan? Apakah Anda ingin mencetak dan mengirimkan laporan dan / atau mempostingnya ke situs web? Apa bantuan teknis yang Anda butuhkan? Berapa biaya pencetakan dan pengiriman?
Pilih nada dan tema untuk konten dan desain laporan tahunan. Apakah organisasi melakukannya dengan baik? Kemudian rencanakan untuk nada yang optimis dan desain yang cerah dan penuh warna. Jika organisasi menghadapi tantangan atau mengalami badai, nada rendah dan desain hitam-putih lebih masuk akal.
Rencanakan konten Anda. Tinjau kegiatan tahun ini. Baca melalui buletin terbaru, siaran pers dan liputan berita. Apa pencapaian dan tonggak penting? Siapa yang berkinerja tinggi dan pembuat perbedaan? Gunakan jawaban Anda untuk menyusun rencana konten untuk laporan tahunan.
Mulai dari atas. Mulailah laporan tahunan dengan surat atau kolom dari pemimpin organisasi (ketua dewan direksi, presiden atau direktur eksekutif). Pesan eksekutif harus memberikan ikhtisar kegiatan dan prestasi tahun ini. Ini juga harus merangkum kinerja keuangan dalam hal pembaca umum dapat mengerti.
Berikan kredit. Masukkan pengakuan untuk kepemimpinan dan anggota staf utama dalam organisasi nirlaba, atau donor dan sukarelawan di organisasi nirlaba.
Tinjau rencana Anda dengan kepemimpinan. Pastikan Anda menerima anggaran, nada, dan penampilan. Secara khusus, pastikan penyajian informasi keuangan bertemu dengan persetujuan eksekutif. Ingat bahwa kepemimpinan mungkin ingin menandatangani konten dan desain akhir sebelum publikasi dan distribusi.
Hasilkan laporan. Jika organisasi Anda kekurangan penulis, fotografer, dan desainer, Anda mungkin perlu melakukan pekerjaan sendiri atau mencari sukarelawan. Perusahaan komunikasi pemasaran dan pekerja lepas profesional juga merupakan sumber bantuan. Jika Anda berencana untuk mencetak dan mengirimkan laporan, dapatkan penawaran dari beberapa printer dan rumah surat. Ini mungkin dapat membantu merancang laporan tahunan juga.
