Laporan tahunan nirlaba paling efektif ketika ditulis dan dirancang dengan kepentingan dan penggunaan dokumen dalam pikiran. Dokumen tersebut berfungsi sebagai kartu laporan, ucapan terima kasih kepada donor dan pendukung lain, kesempatan untuk berbagi informasi dengan komunitas nirlaba dan alat pemasaran untuk menarik pendukung baru. Pembaca laporan tahunan mencari informasi kuantitas, kualitas, dan hasil tentang program, klien, dan pendapatan. Laporan tahunan yang dirancang dengan baik mencakup keseimbangan narasi, foto, daftar, dan representasi grafik dari data keuangan. Laporan tahunan yang ditulis dengan baik menceritakan kisah individu di balik diagram lingkaran dan daftar donor.
Tentukan konten laporan tahunan Anda. Apakah publikasi Anda adalah majalah tebal, mengkilap atau buletin empat halaman, pembaca Anda akan mencari informasi spesifik dalam laporan tahunan Anda: satu halaman-satu surat dari ketua dewan direksi atau kepala eksekutif nirlaba, laporan tentang pencapaian organisasi, laporan dari program khusus atau divisi utama, laporan keuangan, daftar anggota dewan dan staf kunci, dan daftar donor yang disusun berdasarkan jumlah dan abjad berdasarkan nama.
Gunakan tulisan yang jelas, sederhana dan jujur dengan nada informal namun profesional. Nyatakan fakta dengan jelas dan gunakan nada yang santai dan pribadi untuk menulis tentang pencapaian dan kisah pribadi yang menggambarkan dampaknya pada klien dan masyarakat.
Pilih kata-kata dalam tulisan Anda yang menyampaikan positif, kebanggaan dan komitmen untuk misi Anda. Hindari penulisan dramatis yang tidak perlu, tetapi bagikan informasi yang melibatkan pembaca dan menarik bagi donor yang merasakan kemitraan dalam pekerjaan Anda. Misalnya, ceritakan kisah satu klien untuk menggambarkan pencapaian suatu program dan hubungkan kegiatan tersebut dengan misi organisasi Anda.
Sertakan beberapa bilah sisi untuk menyoroti data penting dari laporan program, seperti pengelompokan klien berdasarkan usia dan etnis atau peserta dalam program pencarian kerja dan status mereka di akhir tahun. Informasi yang dirangkum ini membantu pembaca memahami garis bawah artikel dan juga menambah perspektif manusia.
Persiapkan visual untuk informasi keuangan Anda menggunakan data dalam laporan keuangan Anda untuk menunjukkan tren, total, dan ringkasan. Misalnya, buat diagram lingkaran yang menunjukkan persentase anggaran yang digunakan oleh setiap departemen atau grafik batang yang menunjukkan perubahan dalam sumbangan selama empat tahun terakhir. Gunakan kotak teks untuk mendaftar total dana yang diterima dari berbagai jenis donor, seperti yayasan dan individu. Visual keuangan menyediakan snapshot yang mengesankan bagi pembaca.
Pilih foto yang akan Anda gunakan untuk membantu bercerita. Anda dapat menggunakan foto-foto rumah yang organisasi Anda bantu bangun, siswa dalam program sepulang sekolah Anda, binatang di tempat penampungan penyelamatan Anda, pohon-pohon yang ditanam di sekolah-sekolah area atau staf yang menyelenggarakan walk-a-thon.
Kiat
-
Pilih pemformatan berdasarkan panjang dan konten laporan tahunan Anda. Laporan yang panjang mungkin mendapat manfaat dari bagian-bagian, seperti program, pencapaian, keuangan, dan donor. Anda dapat memilih untuk memecah teks dengan menyelingi foto dan grafik di seluruh narasi yang berjalan hanya dipisahkan oleh pos.
Pembaca laporan tahunan tipikal paling tertarik pada surat dari CEO atau ketua dewan, nama pembaca pada daftar donor, keterangan foto dan total keuangan, menurut Board Café di situs web Avocado Blue.
