Laporan proyek mengkomunikasikan status proyek yang sedang berlangsung di organisasi nirlaba. Biasanya laporan akan berisi informasi spesifik tentang anggaran, tonggak pencapaian yang telah dicapai dan masalah apa pun yang muncul sejak awal proyek. Saat menulis laporan proyek, ikuti format dasar, tetapi merasa bebas untuk menambah atau menghapus bagian yang sesuai dengan organisasi dan tujuan spesifik Anda.
Buat materi depan untuk laporan. Buat halaman sampul yang rapi yang berisi nama proyek, tanggal laporan dan nama-nama manajer proyek dan anggota tim. Jika laporan Anda lebih dari lima halaman, pertimbangkan untuk menambahkan daftar isi untuk memudahkan mencari informasi.
Untuk memulai laporan proyek, tulislah bagian ikhtisar yang menjelaskan kepada pembaca status dasar proyek dan bagaimana pengaruhnya terhadap nirlaba Anda. Pertahankan bagian ini menjadi satu halaman atau kurang dan tulislah dengan tujuan memberikan penjelasan skala besar tentang kemajuan yang telah dibuat tim Anda pada proyek. Setelah membaca ikhtisar, peninjau harus memiliki pemahaman dasar tentang ruang lingkup proyek, status saat ini, apa yang harus dilakukan dan masalah apa pun yang Anda harapkan terjadi.
Tulis pembaruan tentang tonggak pencapaian yang telah Anda capai hingga saat ini. Di bagian ini, jelaskan setiap tujuan proyek yang diselesaikan dan beri tahu pembaca apakah tepat waktu. Sertakan dampak positif atau manfaat tak terduga dari tonggak sejarah. Misalnya, jika Anda menyelesaikan tujuan satu minggu lebih cepat dari jadwal, jelaskan bagaimana ini akan mempercepat produk akhir atau menghemat uang untuk nirlaba Anda.
Informasikan kepada pembaca tentang status anggaran proyek. Untuk organisasi nirlaba, anggaran seringkali menjadi perhatian terbesar. Di bagian anggaran, buat analisis anggaran baris demi baris yang menjelaskan apa yang telah Anda belanjakan dan apa yang tersisa untuk dibelanjakan. Jika ada perbedaan, berikan penjelasan dan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk membuat perbedaan.
Berikan penjelasan untuk setiap keterlambatan atau masalah. Jika organisasi nirlaba Anda mengalami masalah yang tidak terduga selama proyek berlangsung, pastikan untuk memasukkan bagian yang merinci masalahnya. Untuk meyakinkan anggota dewan dan klien, sertakan langkah-langkah spesifik yang akan Anda ambil untuk memperbaiki atau mencegah masalah.
Jelaskan langkah selanjutnya. Dalam garis besar singkat, beri tahu pembaca apa yang terjadi selanjutnya dalam suatu proyek. Jika Anda memerlukan personel atau informasi tambahan, daftarkan setiap item. Informasi ini sangat penting untuk nirlaba dengan sumber daya terbatas. Tutup dengan catatan positif, jika mungkin, dengan menyatakan keyakinan bahwa proyek akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
