Manajemen proyek adalah disiplin yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian dan pemantauan proyek dalam batasan waktu, anggaran dan sumber daya yang dialokasikan untuk itu. Proyek dimulai dengan menentukan tujuan berdasarkan kebutuhan yang ditunjukkan, dan menyimpulkan dengan menunjukkan bahwa kebutuhan telah dipenuhi secara efektif oleh proyek dan tujuan tercapai. Untuk melakukan ini, proyek dipandu melalui tahap definisi, perencanaan, pelaksanaan dan pengiriman.
Definisi
Fase definisi adalah yang pertama dan kadang-kadang disebut sebagai fase inisiasi. Dalam fase ini, manajer proyek dipekerjakan atau ditunjuk, dan kemudian memilih tim. Selama fase ini, kebutuhan yang harus dipenuhi oleh proyek didefinisikan dengan cermat. Individu yang terkena dampak masalah dikonsultasikan, kebutuhan dibahas dan solusi diperdebatkan. Dokumentasi awal proyek juga dihasilkan selama fase ini. Ini biasanya melibatkan pembenaran kasus bisnis untuk proses, gambaran umum proyek dan menentukan tonggak sejarah. Tonggak sejarah adalah titik di mana proyek diukur untuk memastikan bahwa ia berada di jalurnya.
Perencanaan
Selama fase perencanaan, langkah-langkah individual dalam proyek didefinisikan dari awal hingga akhir. Tujuan utama seperti tujuan spesifik, manfaat bisnis, dan tujuan proyek didefinisikan; tata kelola atau struktur manajemen proyek juga ditentukan. Struktur manajemen dalam kasus ini melibatkan penentuan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan siapa yang melapor kepada siapa. Mendefinisikan langkah-langkah proyek, hasil kerja dan struktur manajemen dengan hati-hati sejak awal adalah penting sehingga akuntabilitas dan terukur dapat dipertahankan sepanjang proses dan konflik dapat diselesaikan dengan cepat.
Eksekusi
Fase pelaksanaan proyek biasanya merupakan fase terpanjang dari manajemen proyek. Seperti namanya, selama fase inilah pekerjaan aktual proyek dilaksanakan. Sementara pekerjaan sedang berlangsung, manajer proyek memantau kemajuan, menguji pekerjaan yang sudah selesai dan prototipe dan masalah yang muncul diselesaikan. Ketika fase pelaksanaan bergerak menuju penyelesaian, kelompok-kelompok yang terkena dampak proyek diinformasikan dan dilibatkan dalam proyek untuk memastikan bahwa tujuan tercapai, menjawab setiap pertanyaan yang muncul dan menghasilkan dokumentasi yang diperlukan, seperti manual.
Evaluasi dan Penutupan
Fase akhir dari siklus hidup manajemen proyek disebut sebagai fase evaluasi atau penutupan. Selama fase ini proyek selesai disajikan dan dianalisis untuk menentukan apakah itu berhasil atau tidak. Ini juga merupakan fase pembelajaran. Pembekalan berlangsung tentang proyek keseluruhan untuk kepentingan proyek masa depan. Setiap masalah yang muncul dibahas bersama dengan pelajaran yang dipetik dan kemungkinan cara agar segala sesuatunya dapat dilakukan dengan lebih baik di waktu berikutnya. Laporan akhir dan pemberitahuan penutupan proyek biasanya dikirim ke manajemen pada saat ini.
