Komunikasi dan pertukaran informasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan proyek. Komunikasi yang jelas memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran dan tujuannya dalam proyek. Pertukaran informasi terus menerus membuat semua anggota tim sadar akan kemajuan dan menyoroti setiap masalah yang mungkin memengaruhi kemajuan. Kegagalan untuk berkomunikasi secara efektif dapat menyebabkan keterlambatan yang mahal yang berdampak pada keberhasilan proyek.
Rencana proyek
Rencana proyek adalah pusat dari semua komunikasi proyek seperti yang dilaporkan oleh TechRepublic. Rencana tersebut membuat setiap anggota tim tahu apa yang harus disampaikan oleh proyek dan siapa yang bertanggung jawab. Ini memberikan tanggal-tanggal penting dan dependensi proyek dan memecah program-program yang rumit menjadi komponen-komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dipahami oleh masing-masing anggota.
Penglihatan
Komunikasi memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki visi yang sama tentang hasil proyek. Edisi "Houston Business Journal" tahun 2002 menggambarkan bagaimana arsitek, perusahaan konstruksi dan pengembang bekerja sama dengan manajer perusahaan klien untuk mencapai keberhasilan proyek melalui satu tujuan bersama - sebuah taman bisnis yang akan memenuhi kebutuhan penggunanya.
Perencanaan Komunikasi
Sebuah proyek besar melibatkan banyak anggota tim dan berbagai saluran komunikasi. Untuk memastikan komunikasi dan pertukaran informasi yang efektif, penting bagi manajer proyek untuk merencanakan dan mengelola proses sejak awal, mengidentifikasi siapa yang membutuhkan informasi yang berbeda pada berbagai tahap proyek. Proses ini terus menerus sesuai dengan konsultasi Project Perfect, yang menyatakan bahwa manajer proyek menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk tugas-tugas komunikasi.
Manajemen informasi
Anggota tim memerlukan akses cepat ke versi terbaru dari dokumentasi proyek. Dengan membuat situs web atau basis data proyek tunggal, manajer proyek dapat memusatkan semua informasi dan memberikan anggota tim akses yang aman ke dokumen-dokumen penting seperti rencana, jadwal, pemasok, risalah rapat dan laporan kemajuan.
Status
TechRepublic mengidentifikasi laporan status sebagai salah satu komunikasi proyek yang paling penting. Pembaruan status berbagi memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui adanya masalah kritis atau perubahan tak terduga yang mungkin memengaruhi jadwal atau biaya proyek. Mereka kemudian dapat mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Alat
Alat komunikasi, seperti email, konferensi video dan telekonferensi, menjadikannya sederhana dan nyaman bagi anggota tim proyek untuk berkolaborasi dan bertukar informasi, bahkan ketika mereka bekerja di lokasi yang berbeda. Alat jejaring sosial juga memainkan peran penting dalam manajemen proyek. Anggota dapat menggunakan alat, seperti Twitter atau Facebook, untuk mengirim pembaruan status singkat atau komentar tentang masalah proyek penting.
