Banyak perusahaan menyadari perlunya cara untuk berkomunikasi dengan karyawan. Salah satu caranya adalah dengan menyusun buku pedoman karyawan. Agar dapat beroperasi secara efisien dan untuk menyediakan apa yang perlu diketahui karyawan, buku pegangan karyawan memerlukan penelitian dan perencanaan. Komponen terpenting dari buku pegangan karyawan adalah konten dan konsistensi. Konten harus berkaitan dengan apa yang diharapkan dari karyawan dan informasi "bagaimana". Konsistensi buku pegangan ini berperan penting dalam mencegah kemungkinan tuntutan hukum.
Informasi rinci
Buku pedoman karyawan memberikan informasi kepada semua karyawan mengenai kebijakan dan prosedur. Buku pegangan biasanya dibagi menjadi beberapa bagian dan berisi informasi di bidang-bidang seperti orientasi karyawan baru, istirahat dan makan siang, merokok, penggunaan perangkat elektronik, kompensasi, manfaat, contoh formulir, kebijakan dan prosedur, dan cara-cara untuk hal-hal seperti menyelesaikan pengeluaran laporan.
Referensi dan Sumber Daya
Buku pedoman karyawan dapat bertindak sebagai referensi dan sumber daya untuk pertanyaan yang mungkin dimiliki karyawan. Menggunakan buku pedoman karyawan memastikan bahwa semua karyawan menerima informasi yang sama persis. Buku pedoman karyawan yang disusun dengan baik akan mendokumentasikan secara tertulis apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan tersebut dan apa yang dapat diharapkan dari karyawan tersebut sebagai imbalan. Mungkin juga ada contoh formulir, cara menggunakan kartu waktu, cara masuk ke komputer, apa yang harus dilakukan ketika ada alarm kebakaran, dll.
Masalah hukum
Distribusi buku pegangan karyawan adalah salah satu cara untuk melindungi perusahaan dari kemungkinan masalah hukum. Jika semua harapan, kebijakan, dan prosedur didefinisikan dengan jelas untuk semua orang, mungkin ada lebih sedikit penyebab gugatan hukum. Buku pegangan harus ditulis dalam bahasa yang jelas yang dipahami oleh semua karyawan dan kontennya dikelola secara adil dan konsisten.
