Buku pedoman karyawan memberikan informasi berharga kepada karyawan baru dan mapan. Ini memberi semua karyawan sumber referensi untuk kebijakan dan aturan perusahaan. Meskipun dapat diberikan kepada karyawan baru sebagai bagian dari orientasi mereka (pengenalan pada perusahaan dan harapan perusahaan), mungkin ada perubahan kebijakan dan prosedur yang perlu dicatat dalam buku pegangan. Memperbarui buku pegangan karyawan adalah peran penting bagi sumber daya manusia atau manajer dan penyelia. Karena buku pegangan ini adalah alat yang penting, proses harus dikembangkan untuk menentukan bagaimana perubahan harus dilakukan.
Tentukan perubahan apa yang harus dilakukan pada buku pegangan dan mengapa. Periksa dengan Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) untuk melihat apakah ada undang-undang federal atau negara bagian baru yang mempengaruhi karyawan. Mungkin ada perubahan dalam tunjangan kesehatan atau kompensasi yang disediakan perusahaan, atau mungkin peristiwa signifikan seperti ancaman fisik atau masalah pelecehan seksual telah terjadi. Ini adalah hal-hal yang perlu diubah atau ditambahkan ke buku pegangan.
Tulis buku pegangan dalam bahasa yang mudah dimengerti. Sebagai contoh, mungkin bijaksana untuk tidak menggunakan banyak jargon hukum yang rumit yang mungkin membingungkan daripada membantu. Hindari frasa kontroversial seperti "karyawan tetap" atau kata-kata yang menyiratkan perjanjian kontrak. Juga, pastikan bahwa aturan lama yang tidak berlaku dihapus dan aturan baru ditempatkan dengan tepat.
Mintalah nasihat hukum dari pengacara perusahaan atau badan hukum lainnya mengenai perubahan tersebut. Penting agar semua materi yang didistribusikan kepada karyawan ditinjau untuk kemungkinan tuntutan hukum di masa depan. Apa pun yang termasuk dalam buku pegangan dapat dianggap sebagai kata tertulis dari majikan. Perusahaan mungkin dilayani dengan baik agar buku pegangan ditinjau sebelum distribusi.
Jadwalkan komunikasi perubahan buku pegangan. Karyawan perlu tahu bahwa kebijakan atau prosedur baru telah dikembangkan dan dimasukkan dalam edisi revisi buku pegangan ini. Beberapa perusahaan mungkin mengadakan pertemuan langsung dengan karyawan untuk membahas perubahan dan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan. Perusahaan lain dapat mengirimkan memo kepada karyawan jika buku panduannya tersedia secara online. Mungkin merupakan ide yang baik untuk meminta karyawan menandatangani formulir yang menyatakan bahwa mereka telah menerima buku pegangan baru, dan menempatkannya dalam file personalia mereka.
Kiat
-
Tinjau buku pegangan ini setiap tahun.
Apakah ada badan hukum meninjau buku pegangan.
Peringatan
Jangan menulis kebijakan baru tanpa membagikannya kepada karyawan.
