Melakukan tinjauan proses bisnis yang efektif memastikan bahwa operasi perusahaan Anda menghasilkan hasil yang diinginkan dengan cara yang paling efisien. Misalnya, Anda dapat melakukan tinjauan proses bisnis sebelum membeli perangkat keras atau perangkat lunak baru. Untuk melakukan tinjauan proses bisnis, kumpulkan tim yang mewakili semua level organisasi yang dipengaruhi oleh perubahan apa pun pada proses bisnis saat ini. Mengumpulkan orang yang tepat dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah, menentukan potensi perbaikan, menugaskan manajer proyek, mengimplementasikan perbaikan cepat dan mengembangkan rencana jangka panjang.
Petakan proses Anda saat ini. Buat daftar proses bisnis penting yang digunakan untuk menghasilkan produk dan layanan Anda. Diskusikan masalah di lingkungan saat ini, seperti keterlambatan dalam menerima persediaan atau masalah kualitas pemasok. Adakan serangkaian pertemuan untuk tim untuk bertukar pikiran tentang mengapa masalah ada dan bagaimana mengatasinya. Lakukan penelitian untuk mempelajari bagaimana perusahaan lain menangani masalah serupa. Gunakan alat pemetaan proses bisnis gratis, seperti Gliffy, Bonita Open Solution atau Questetra BPM, untuk mendokumentasikan proses Anda saat ini.
Tinjau proses bisnis yang terdokumentasi untuk memastikan detail secara akurat mencerminkan cara kerja bisnis. Misalnya, mendistribusikan prosedur pemecahan masalah kepada semua personel yang menangani panggilan layanan pelanggan. Amati personel menggunakan prosedur dan catat setiap penyimpangan untuk mengidentifikasi apakah personel membutuhkan keterampilan, pengetahuan, pelatihan atau pengalaman tambahan untuk membuat proses bisnis bekerja secara efektif.
Identifikasi potensi perubahan. Tentukan bagaimana perubahan dapat memengaruhi prosedur saat ini. Amati personel yang menyelesaikan tugas untuk memvalidasi asumsi. Wawancarai pekerja untuk mengumpulkan masukan mereka tentang masalah proses yang dihadapi oleh organisasi Anda. Lakukan survei atau jalankan kelompok fokus untuk mengumpulkan ide-ide mereka untuk perbaikan. Jangan menganggap Anda tahu solusi yang tepat, seperti membeli perangkat keras atau perangkat lunak baru, tanpa memahami bagaimana sistem baru memengaruhi organisasi.
Merancang proses baru. Mendesain ulang proses bisnis melibatkan memastikan bahwa semua proses untuk fungsi perusahaan selaras dengan sasaran strategis saat ini. Sempurnakan proses berdasarkan analisis yang dilakukan sebagai bagian dari tinjauan proses bisnis. Tinjau proses baru Anda dengan tim untuk menentukan ketergantungan antara organisasi dan potensi masalah. Dokumentasikan semua perubahan yang direkomendasikan oleh tim peninjau proses bisnis dan publikasikan kesimpulan dalam buletin, email, atau mekanisme komunikasi perusahaan lainnya.
Evaluasilah implementasi Anda. Ukur kegiatan operasional, seperti kepuasan pelanggan, cacat produk, atau biaya, untuk menentukan apakah peningkatan yang dihasilkan oleh ulasan Anda berdampak. Lakukan tinjauan selanjutnya dan sesuaikan proses Anda jika tidak ada perbaikan yang dilakukan dalam kerangka waktu yang diharapkan.
