Proses tinjauan komunikasi yang efektif dapat membuat perbedaan antara menyampaikan pesan merek perusahaan yang jelas dan konsisten atau sedikit pesan campuran yang tidak kohesif atau meyakinkan. Pesan merek Anda harus menjadi pusat komunikasi Anda dan tinjauan yang efektif membutuhkan fokus misi, proses rasional, dan kesediaan untuk mempertanyakan media dan pesan komunikasi yang diterima.
Item yang Anda butuhkan
-
Tinjau jadwal
-
Tinjau daftar peserta proses
-
Pernyataan misi perusahaan, rencana bisnis, rencana pemasaran
-
Dokumen platform merek strategis
-
Inventarisasi item komunikasi
Sepuluh Langkah untuk Proses Tinjauan Komunikasi Merek yang Efektif.
Tetapkan kerangka waktu ulasan. Untuk memastikan bahwa apa yang Anda komunikasikan tentang perusahaan Anda tetap konsisten dengan misi dan rencana perusahaan, rencanakan untuk melakukan peninjauan setidaknya setiap tahun, atau risiko tidak mencapai sasaran fiskal.
Kembangkan daftar peserta proses peninjauan. Komunikasi bukan hanya pekerjaan pemasaran, itu adalah pekerjaan semua orang; jadi sertakan beberapa pemangku kepentingan utama perusahaan Anda, terutama jika mereka memiliki kontak langsung dengan pelanggan. Ini mungkin termasuk CEO Anda, dan perwakilan pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan. Jangan lupa untuk menyertakan orang-orang dari pabrik, inventaris / gudang atau distribusi, jika Anda ingin memasukkan kontribusi mereka dalam komunikasi Anda.
Kumpulkan inventaris item komunikasi perusahaan yang dilihat atau didengar pelanggan. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, bahan cetak agunan, iklan cetak, radio atau televisi, halaman media sosial, manual produk, formulir pesanan layanan, skrip call center, tag hang produk, jaminan produk, kemasan; apa pun yang mengungkapkan apa yang ditawarkan perusahaan Anda, bagaimana melakukannya, dan apa yang dijanjikan pelanggannya. Siapkan satu set untuk digunakan dalam tinjauan dan jika kemampuan ada, pindai materi dan rutekan sebelumnya untuk meninjau peserta.
Persiapkan salinan pernyataan misi perusahaan Anda, rencana pemasaran, ringkasan platform merek Anda, periklanan dan studi pelacakan media sosial dan dokumen lainnya sebagai latar belakang untuk bahan komunikasi yang ditinjau. Arahkan mereka untuk meninjau peserta sesi sebelumnya, atau minta mereka tersedia dalam rapat. Penggunaan dokumen bisnis logis menggeser proses peninjauan dari “Saya tidak suka warna atau foto” menjadi kerangka pertanyaan seperti “Apakah pesan ini sesuai dengan tujuan kami?” Atau “Apakah sikap ini selaras dengan audiens yang kami inginkan untuk mencapai?"
Kembangkan sebuah agenda untuk menjaga agar proses peninjauan tetap berjalan dan menetapkan tujuan rapat. Itu bisa menjadi tujuan tunggal: "Pada akhir ulasan ini kita perlu menyepakati pesan mana yang akan menjadi inti dari janji komunikasi kita." Atau itu bisa terarah: "Ini adalah yang pertama dari tiga pertemuan untuk mengkonfirmasi bahwa semua pesan sesuai dengan dokumen strategi merek yang kami buat tahun lalu."
Berikan arahan peninjauan kepada peserta, termasuk poin penilaian khusus yang memungkinkan Anda untuk menganalisis umpan balik. Merek-merek kuat seperti NASA menetapkan ekspektasi dan tujuan ulasan dan urutan ulasan spesifik untuk menilai kontinuitas komunikasi. Siapkan daftar periksa penilaian yang menilai seberapa baik setiap bagian mengomunikasikan misi Anda, yang mungkin mencakup hal-hal seperti: "kejelasan pesan," "cocok dengan kepribadian perusahaan kami," "daya tarik emosional," atau "potensi kepemimpinan industri." Daftar semacam itu memungkinkan untuk kelompok umpan balik, tabulasi mudah, dan menghilangkan emosi yang mengaburkan penilaian.
Ajukan pertanyaan sulit. Lihat dokumen merek tempat Anda mendasarkan pekerjaan komunikasi Anda dan tanyakan hal-hal seperti; “Apakah komunikasi kita berdasarkan strategi?” “Apa status merek kita - apakah sudah lama dan mapan, baru dan gagah?" Dan "Apa yang diperjuangkan oleh merek kita?" Di sinilah letak terobosan komunikasi sesungguhnya.
Pastikan semua peserta ulasan didengar. Dengarkan dengan cermat apa yang dikatakan oleh semua pemangku kepentingan dalam ulasan tentang seberapa baik materi mewakili apa yang mereka lakukan, dan apa yang pelanggan katakan. Tetap objektif, bahkan jika Anda adalah orang yang menciptakan materi komunikasi.
Pertahankan agenda Anda dan jika Anda belum mencapai apa yang Anda rencanakan dalam kerangka waktu yang ditentukan, tetapkan pertemuan tindak lanjut sebelum Anda menunda. Jika keputusan dibuat selama peninjauan, publikasikan catatan tindak lanjut untuk semua peserta dan, sebelum melanjutkan dengan penyesuaian apa pun untuk komunikasi periklanan atau jaminan, izinkan umpan balik untuk memastikan Anda telah mewakili keputusan dengan benar.
Sempurnakan platform merek, bahan komunikasi, proses, campuran media, dan bahkan tim komunikasi berdasarkan hasil tinjauan. Saat meluncurkan perubahan, beri tahu pemangku kepentingan tinjauan terlebih dahulu dan bagikan kredit untuk perubahan dengan mereka saat mengumumkan berita. Ini menetapkan tahapan untuk ulasan komunikasi Anda berikutnya dan mengumumkan bahwa program komunikasi perusahaan adalah upaya tim dan bukan hanya tugas pemasaran.
