Dokumen lingkup proyek sangat penting untuk mengklarifikasi hasil proyek, apakah proyek sedang mengembangkan perangkat lunak atau lansekap halaman. Dokumen lingkup proyek sering dibuat oleh manajer proyek atau analis, bekerja sama dengan pelanggan dan anggota tim proyek lainnya. Setelah ruang lingkup selesai, harus ditinjau dengan pelanggan, tim dan manajemen untuk memverifikasi bahwa itu akurat, semua pihak yang berkepentingan menyetujuinya dan hasil proyek akan memenuhi kebutuhan pelanggan. Ruang lingkup harus disetujui oleh pelanggan dan anggota organisasi Anda sesuai dengan proses pengembangan Anda.
Bersiap untuk Tinjauan Lingkup Proyek
Buat daftar semua pelanggan dan anggota tim yang perlu meninjau dokumen ruang lingkup. Tinjau dokumen inisiasi proyek atau berkonsultasi dengan manajer proyek untuk mengumpulkan informasi ini.
Atur rapat dan undang semua anggota tim. Rapat mungkin secara langsung atau mungkin virtual, tergantung pada struktur dan teknologi organisasi Anda.
Kirim dokumen lingkup lengkap ke daftar. Kirimkan beberapa hari sebelum pertemuan untuk memberikan waktu yang cukup bagi peserta untuk memeriksanya.
Buat salinan dokumen untuk dibawa ke pertemuan fisik. Bahkan jika Anda berencana untuk menampilkan salinan elektronik pada proyektor overhead atau perangkat serupa, beberapa peserta Anda mungkin lebih nyaman bekerja dari hard copy.
Melakukan Peninjauan Lingkup dengan Pelanggan dan Anggota Tim
Bertemu dengan pelanggan dan tim. Bacalah dokumen ini, khususnya bidang-bidang yang lebih kompleks atau lebih banyak yang harus ditafsirkan. Meskipun Anda telah mengirim dokumen sebelumnya, harap diketahui bahwa sebagian besar peserta belum menulisnya.
Tangkap semua pertanyaan luar biasa atau perubahan pada ruang lingkup dokumen.
Perbarui ruang lingkup dengan jawaban atas pertanyaan dan perubahan lainnya, dan kirimkan ke pelanggan dan anggota tim proyek, meminta tanda tangan dan persetujuan dokumen.
Kiat
-
Di beberapa organisasi, Anda mungkin kesulitan menjadwalkan rapat yang dapat dihadiri semua orang. Cari tahu orang-orang yang benar-benar harus hadir secara langsung, dan jadwalkan kalender mereka. Tindak lanjuti dengan orang lain yang tidak dapat menghadiri melalui email atau panggilan telepon untuk melihat apakah mereka memiliki komentar pada dokumen ruang lingkup.
