Manajemen proyek yang baik berarti mendokumentasikan apa yang akan Anda lakukan serta apa yang telah dilakukan.Baik piagam proyek dan ruang lingkup proyek dibuat awal pada tahap inisiasi proyek, dan masing-masing membantu mengarahkan proyek ke arah yang benar. Walaupun kedua dokumen ini sangat penting untuk memulai proyek, mereka memiliki tujuan, khalayak, dan konten yang sangat berbeda.
Otorisasi
Piagam ini memiliki satu tujuan utama: untuk memberi wewenang kepada manajer proyek untuk menggunakan sumber daya yang ditentukan untuk menyelesaikan proyek. Kedua, piagam tersebut harus menetapkan sponsor proyek. Kedua orang ini akan mengelola dan mendukung proyek di berbagai tim dan melalui beberapa fase. Piagam tersebut harus merupakan dokumen ringkas yang dimulai dengan pengantar singkat tentang proyek yang mencakup tujuan, tujuan, dan target tanggal akhir; termasuk tabel yang mencantumkan manajer proyek, sponsor dan pemangku kepentingan eksekutif lainnya; dan tutup dengan tanda tangan dengan peserta yang disebutkan. Piagam tersebut harus lebih dari dua halaman.
Persetujuan
Karena piagam ditandatangani oleh setidaknya satu anggota staf senior, sponsor, itu memberikan validitas proyek yang didokumentasikan. Piagam tersebut sering dikirimkan kepada eksekutif atau anggota tim berpangkat tinggi lainnya dan melayani pemberitahuan bahwa proyek tersebut telah disetujui. Karena banyak proyek dikelola lintas departemen, persetujuan ini juga memberikan pemberitahuan kepada tim lain bahwa kerja sama mereka akan dibutuhkan. Seringkali, piagam disajikan bersama dengan kasus bisnis, dan kedua dokumen ini mencatat alasan proyek.
Tujuan
Lingkup proyek menentukan parameter proyek. Pada awalnya, dokumen ruang lingkup pendahuluan disiapkan (bersama dengan piagam dan dokumen inisiasi lainnya) untuk memetakan tujuan. Dokumen ini biasanya disajikan kepada ketua tim yang akan menjadi anggota kontributor untuk tim proyek, meskipun tidak termasuk bagaimana tugas akan diselesaikan. Misalnya, dalam proyek konstruksi, ruang lingkup awal akan menggambarkan struktur yang akan dibangun, termasuk jumlah kamar, rekaman persegi dan jumlah pintu masuk.
Akuntabilitas
Dokumen ruang lingkup akan membantu pemangku kepentingan menentukan apakah suatu proyek selesai. Karena dokumen ruang lingkup menentukan apa yang akan diberikan proyek, maka berguna di seluruh proyek untuk menentukan apakah proyek sesuai jadwal untuk berhasil diselesaikan. Jika proyek Anda adalah mengimplementasikan seperangkat perangkat lunak yang mencakup tiga aplikasi, dan Anda telah menyelesaikan dua, Anda belum mengirimkan pada ruang lingkup yang dijanjikan. Dokumen lingkup sering berubah selama proyek karena alasan ini. Tidak seperti piagam, dokumen lingkup dianggap dokumen "hidup", dan, ketika informasi baru ditemukan, tujuan dapat dimodifikasi.
