Permintaan untuk Proposal, juga dikenal sebagai RFP, adalah dokumen yang Anda buat ketika Anda perlu membeli barang atau jasa baru untuk bisnis Anda. RFP menjabarkan kebutuhan spesifik Anda kepada vendor potensial dan mengundang mereka untuk mengajukan tawaran untuk Anda tinjau, memungkinkan Anda memilih vendor yang dapat memberikan tingkat layanan terbaik untuk bisnis Anda sesuai anggaran yang Anda izinkan. Meskipun tidak ada format standar untuk menulis RFP, petunjuk langkah demi langkah ini akan membantu Anda membuat RFP yang efektif dan jelas untuk segala kebutuhan bisnis.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer dengan program pengolah kata
-
Printer (untuk surat)
-
Kertas (untuk surat)
-
Amplop / ongkos kirim (untuk surat)
-
Akses internet (untuk mengirim email)
Tentukan kebutuhan Anda. Anda ingin meluangkan waktu menentukan dengan tepat apa yang Anda minta dan berapa banyak Anda bersedia membayar untuk itu. RFP akan mencakup "kebutuhan yang harus dimiliki" (kebutuhan Anda) dan "keinginan yang dimiliki" (keinginan Anda), tetapi pastikan untuk mengidentifikasi apa yang harus disediakan atau disediakan oleh vendor untuk mendapatkan bisnis Anda. Ini adalah bagian penting dari proses - jika Anda tidak dapat mendefinisikan kebutuhan Anda dengan jelas, Anda tidak akan mendapatkan kembali proposal yang memenuhi kebutuhan tersebut.
Buat konsep garis besar. Sekali lagi, walaupun tidak ada aturan yang keras dan cepat tentang cara menyusun RFP, berikan informasi yang paling akurat dan spesifik yang Anda bisa. Paling tidak, Anda mungkin akan menemukan diri Anda menggunakan tajuk bagian yang mencakup pengantar (tidak hanya pengantar untuk perusahaan Anda, tetapi juga untuk proyek / kebutuhan dan bagaimana Anda ingin melihat kebutuhan ini ditangani), persyaratan (“memiliki -to-have ”), kriteria pemilihan yang akan Anda gunakan untuk menentukan kepada siapa Anda akan memberikan penawaran, anggaran (berapa banyak yang ingin Anda belanjakan), dan jadwal waktu (seberapa cepat Anda perlu melakukan ini). Anda mungkin menemukan bahwa Anda akan menambah atau mengurangi bagian, seperti yang diperlukan untuk RFP khusus Anda, atau bahkan menambahkan subbagian untuk informasi tambahan yang perlu diketahui vendor sebelum penawaran.
Selesaikan bagian persyaratan Anda. Ini biasanya merupakan bagian terpanjang dan bagian yang paling membutuhkan perhatian. Pastikan untuk menjabarkan apa yang perlu Anda lakukan, bukan bagaimana Anda perlu melakukannya - kecuali prosesnya merupakan bagian spesifik dan esensial dari proyek. Juga, gunakan kata-kata yang jelas untuk membedakan antara "harus memiliki" (penggunaan akan, harus, dan diperlukan) dan "baik untuk dimiliki" (mungkin, bisa, dan opsional).
Tulis RFP Anda. Anda dapat mencari RFP sampel daring jika Anda memiliki blok penulis.
Periksa ejaan dan periksa ulang RFP Anda. Dalam beberapa industri, titik desimal yang salah tempat dapat membuat perbedaan besar.
Bagikan RFP Anda. Anda dapat mengirim atau mengirim email ke vendor potensial yang Anda kenal, atau membuatnya tersedia dengan cara lain, seperti menempatkannya di situs web perusahaan Anda.
Pilih tawaran Anda yang menang.
Kiat
-
Persiapkan RFP Anda 8 - 10 minggu sebelum Anda membutuhkan proyek atau layanan. Ini memberikan waktu bagi proposal untuk memfilter dan membuat keputusan terbaik yang memungkinkan.
Tentukan terlebih dahulu kriteria seleksi apa yang akan Anda gunakan untuk menentukan tawaran yang menang. Semua perusahaan memiliki kekuatan yang berbeda dan akan menyesuaikan proposal mereka untuk bermain dengan kekuatan itu. Apakah Anda mencari harga terbaik, vendor paling berpengalaman, atau waktu penyelesaian tercepat?
Anda dapat meminta vendor untuk menyiapkan proposal mereka dengan cara atau format tertentu, tetapi beri tahu mereka persyaratan ini dalam RFP.
Peringatan
Vendor biasanya membayar untuk menyiapkan proposal / penawaran mereka sendiri sebagai praktik umum di sebagian besar industri. Namun, Anda mungkin ingin menguraikan ini dengan jelas di RFP Anda.
