Setiap permintaan untuk proposal harus menyertakan surat pengantar, bahkan jika tawaran Anda berisi ringkasan eksekutif. Masing-masing melayani tujuan yang berbeda, dan mereka bekerja sama tidak hanya untuk menciptakan kesan yang baik, tetapi juga untuk membuktikan bahwa Anda memahami baik klien maupun persyaratan pekerjaan. Namun, karena surat pengantar harus menunjukkan Anda memahami persyaratan utama klien tanpa menjadi proposal mini, beberapa orang merasa lebih sulit untuk menulis.
Atur Nada yang Tepat
Hubungan Anda dengan calon klien, dan kadang-kadang instruksi dalam kit RFP, menentukan apakah surat itu harus menggunakan nada formal atau pribadi. Selama Anda jujur dan tulus, surat yang dipersonalisasi di mana Anda memuji dan berterima kasih kepada klien sering kali adalah yang paling efektif. Misalnya, sertakan pernyataan seperti "Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih atas semua bantuan Anda" dan "bantuan dan bimbingan Anda terbukti sangat berharga" di dalam tubuh surat itu.
Format dan Gaya
Dengan menggunakan alat tulis kop surat dan format surat bisnis, bagilah surat itu menjadi tiga bagian: pengantar, badan, dan paragraf penutup singkat. Gunakan font serif, seperti Garamond, Georgia atau Times New Roman, karena banyak orang menemukan font serif lebih mudah dibaca. Batasi surat pengantar Anda tidak lebih dari satu atau dua halaman.
Pembukaan
Buka surat pengantar dengan pernyataan pembukaan singkat dan relevan seperti "Terlampir adalah proposal yang saya janjikan" atau "Saya senang berbicara dengan Anda tentang proyek proposal Anda." Ikuti ini dengan paragraf di mana Anda berkomunikasi pemahaman penuh dengan menyatakan kembali spesifik persyaratan mengemudi RFP. Beri tahu pembaca apakah proposal menyertakan lampiran apa pun, dan jika ada, sorot secara singkat isinya, dan selesaikan pendahuluan dengan menentukan jangka waktu kapan penawaran harga itu berlaku.
Tubuh
Sertakan segala informasi yang diperlukan, seperti riwayat bisnis Anda, kualifikasi atau referensi yang dapat diminta RFP di badan surat itu. Fokuskan sisa surat itu untuk menjawab hingga empat kebutuhan utama klien. Misalnya, gunakan poin-poin untuk merangkum bagaimana produk atau layanan Anda akan memenuhi kebutuhan paling penting klien. Kemudian, perluas titik peluru di paragraf yang tersisa.
Tutup
Dalam paragraf penutup, pastikan untuk memberikan informasi lengkap untuk orang yang dihubungi, termasuk nama, jabatan, alamat, nomor telepon, nomor faks, dan alamat email. Sertakan "langkah berikutnya" atau ajakan bertindak, seperti "Saya akan menghubungi Anda akhir minggu ini untuk menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki" atau "Saya akan menghubungi Anda minggu depan untuk membahas proposal ini" Selesai dengan ekspresi sopan dan nama dan gelar Anda.
