Permintaan proposal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi nirlaba, atau lembaga pemerintah yang meminta tanggapan dari vendor potensial terhadap persyaratan yang tercantum. Sementara RFP bervariasi dalam ukuran, cakupan, dan bentuk, mereka biasanya membahas topik serupa. RFP biasanya akan memberi tahu vendor tentang entitas yang mensponsori, apa yang ingin diperoleh dan menjelaskan syarat dan ketentuan untuk seleksi. RFP biasanya meminta vendor untuk menjelaskan mengapa mereka memenuhi syarat untuk merespons, bagaimana mereka bermaksud untuk mencapai tujuan yang dijelaskan dalam proposal dan harga yang mereka harapkan akan dibayar.
Jelaskan tujuan dan ruang lingkup RFP, termasuk barang, produk atau layanan yang ingin Anda peroleh dan kualifikasi yang Anda harapkan dimiliki oleh vendor. Ini akan memungkinkan vendor untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat dan ingin merespons. Dengan menunjukkan bahwa perusahaan Anda membutuhkan 10.000 widget biru yang dikirim dalam tiga bulan, organisasi Anda mencari lokasi dan peralatan untuk menyiapkan dan menyajikan 200 makanan setiap hari untuk klien lansia, atau agensi Anda membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan layanan pelanggan, Anda dapat menyimpan sendiri dan Anda waktu dan usaha vendor.
Tulis deskripsi perusahaan, organisasi, atau agensi Anda yang memberikan data berguna kepada vendor potensial. Karena akan memakan waktu dan uang bagi sebagian besar vendor untuk merespons RFP Anda, ini membantu membangun hubungan kerja di masa depan. Jelaskan apa yang ingin Anda capai dengan produk atau layanan mereka. Identifikasi orang-orang kepada siapa mereka harus mengarahkan pertanyaan dan korespondensi mereka.
Tentukan ruang lingkup pekerjaan secara terperinci sehingga vendor dapat membuat proyeksi akurat tentang tenaga kerja, bahan dan biaya lainnya.Buat daftar tanggal penyelesaian Anda yang diproyeksikan sehingga mereka dapat mengembangkan garis waktu yang realistis. Jelaskan kondisi yang Anda harapkan mereka penuhi, seperti standar tenaga kerja, lingkungan, dan keselamatan. Nyatakan standar kinerja yang Anda butuhkan dan bagaimana Anda berharap untuk memantau dan mengevaluasi upaya mereka.
Buatlah daftar rencana, laporan, produk, layanan, dan materi yang Anda harapkan akan dikirimkan dan kapan Anda ingin masing-masing selesai. Vendor mungkin memiliki keadaan yang mencegah mereka memberikan apa yang Anda minta saat Anda mengharapkannya. Perbedaan antara harapan Anda dan vendor kemungkinan akan menjadi bahan diskusi selama negosiasi kontrak. Beberapa RFP mencakup bagian dengan item standar dari kontrak yang diusulkan, seperti klausul pembatalan dan perjanjian kerahasiaan
Sertakan dalam RFP Anda kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi tanggapan yang Anda terima dan cara serta waktu pemberian kepada penawar yang menang. Ini penting untuk menghindari klaim pilih kasih atau praktik tidak adil lainnya. Banyak RFP menggunakan sistem poin, poin penghargaan untuk barang-barang seperti biaya, ruang lingkup pekerjaan, kualifikasi dan personel.
