Tidak ada format faks yang disetel untuk setiap situasi. Namun, mengikuti beberapa pedoman umum akan membantu penerima faks menemukan informasi dengan cepat pada faks. Pedoman ini juga akan memastikan bahwa penerima tidak akan memiliki masalah ketika faks masuk dan Anda akan menghindari masalah saat Anda mengirimnya.
Biarkan faks Anda di bawah 10 hingga 12 halaman. Banyak mesin faks kantor kecil tidak dapat menangani terlalu banyak halaman sekaligus. Faks besar juga mengikat saluran telepon yang digunakan bersama dengan mesin faks. Pisahkan faks Anda menjadi beberapa batch jika Anda harus mengirim lebih dari 10 hingga 12 halaman. Beri tahu penerima untuk mengharapkan lebih dari satu faks dari Anda.
Sesuaikan margin halaman atau ukuran font untuk membantu Anda mencapai halaman yang lebih sedikit. Namun, ingat bahwa ukuran font yang lebih kecil mungkin tidak terlalu mudah dibaca dan margin yang kecil dapat terlihat tidak profesional, seperti pada resume. Gunakan setidaknya 11 huruf font.
Tulislah faks dalam format surat bisnis bila memungkinkan. Margin harus satu inci di sisi kiri dan kanan dan satu setengah inci di bagian atas dan bawah, jika memungkinkan. Buat spasi satu huruf Anda, dengan spasi ganda di antara paragraf. Sertakan dateline di bagian atas dan blok alamat untuk pengirim dan penerima sebelum salam. Blok alamat pengirim lebih dulu.
Sertakan halaman sampul dengan faks Anda. Halaman muka tidak harus mengikuti format tata letak tertentu, tetapi harus mencakup informasi kontak pengirim dan penerima, berapa banyak halaman yang berisi faks dan baris subjek yang menyatakan tentang apa faks itu. Tambahkan beberapa baris untuk komentar pribadi apa pun mengenai faks. Informasi kontak dapat mencakup nama individu dan perusahaan, nama departemen, alamat, alamat email, dan nomor telepon. Surat pengantar harus mudah dibaca sehingga penerima dapat dengan cepat menemukan informasi tentangnya.
Hindari mengirim faks dengan gambar, jika memungkinkan. Mereka mengambil terlalu banyak waktu untuk mengirim dan menerima, dan mereka menghabiskan banyak tinta. Juga, mereka umumnya tidak muncul terlalu baik pada faks karena kualitas cetak yang buruk.
