Banyak pemilik bisnis takut menulis surat koleksi dan permintaan maaf formal karena takut mengasingkan atau lebih menyinggung pelanggan mereka. Dalam kedua kasus, Anda harus mengatasi masalah penting dan pada saat yang sama menjaga itikad baik pelanggan. Setelah Anda memahami beberapa prinsip dasar tentang menulis surat pemecahan masalah, Anda akan belajar bagaimana jenis huruf ini dapat ditulis dengan cara yang menghasilkan niat baik.
Format dan Gaya
Mungkin bermanfaat untuk memikirkan surat solusi masalah sebagai esai mini yang ditulis dalam format surat bisnis. Ikuti format yang sama, gunakan gaya yang sama dan gunakan font Times New Roman 12 poin yang sama seperti yang Anda lakukan pada surat bisnis apa pun. Satu-satunya perubahan yang harus Anda lakukan adalah kata-kata yang digunakan di bagian tubuh dan bagian penutup. Sebagian besar surat solusi masalah juga menyertakan lampiran. Tunjukkan ini dengan mengetikkan "Kotak" satu baris di bawah penutup dan kemudian daftarkan nama setiap dokumen yang Anda sertakan dengan surat itu.
Tekankan Kata-Kata Positif
Surat pendek, langsung, dan pribadi mengurangi kemungkinan salah paham dan seringkali paling efektif. Selain itu, kata-kata dengan twist positif lebih cenderung menghasilkan respons positif. Lab Menulis Online Universitas Purdue menyarankan agar Anda menghindari kata-kata dan frasa seperti "sayangnya," "tidak bisa," "masalah" dan "kegagalan," yang menyampaikan fakta-fakta yang tidak menyenangkan. Alih-alih, tekankan apa yang dapat atau ingin Anda lakukan daripada apa yang tidak atau tidak bisa Anda lakukan.
Pernyataan Pembukaan dan Penutupan
Buka dan tutup surat itu dengan pernyataan langsung dan sederhana. Pernyataan pembuka seperti "Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menjelaskan kekhawatiran Anda tentang …" referensi dan mengidentifikasi masalah. Tutup dengan pernyataan yang menekankan keinginan Anda untuk mempertahankan hubungan. Pernyataan seperti "Kami menghargai bisnis Anda" atau "Kami berkomitmen untuk menyediakan layanan pelanggan berkualitas tinggi yang Anda harapkan dari perusahaan kami" adalah dua contoh umum.
Tubuh
Dalam paragraf pertama, rujuk informasi latar belakang yang relevan dan komunikasi sebelumnya untuk menunjukkan bahwa Anda memahami masalah pelanggan. Tawarkan solusi yang jelas dan spesifik untuk masalah - termasuk isyarat niat baik dan tindakan yang telah Anda ambil atau rencanakan untuk diambil - di paragraf ketiga.Misalnya, jika Anda menulis surat koleksi permintaan pertama, catat catatan pembayaran baik pelanggan sebelumnya, tetapi ingatkan pelanggan tentang tanggal jatuh tempo pembayaran. Sebagai solusi, tawarkan untuk bekerja dengan pelanggan untuk mengatur pengaturan pembayaran alternatif atau memperpanjang tanggal pembayaran dengan imbalan panggilan telepon kembali.
