Banyak bisnis yang tidak berbasis kas membawa piutang dalam buku mereka. Ini adalah jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada perusahaan dan biasanya diakui sebagai pendapatan dalam laporan laba rugi. Proses ini dapat menjadi tantangan, dan seringkali uang diterima yang tidak dapat dengan mudah diterapkan ke akun pelanggan. Prosedur dalam bidang ini menentukan teknik untuk membuat pekerjaan ini lebih ramping dan lebih sedikit waktu.
Prosedur 1: Setoran Dana
Setor semua cek dan uang tunai yang diterima, meskipun tidak dapat diidentifikasi dengan pelanggan dalam sistem piutang. Segera proses pembayaran kartu kredit. Anda dapat membuat catatan di slip setoran mengenai cek tidak dikenal untuk mendokumentasikan situasi. Salinan slip setoran biasanya tersedia secara online, tetapi bukan item setoran. Buat salinan dari barang-barang yang tidak dapat diidentifikasi segera dan arsipkan pada tanggal penerimaan.
Prosedur 2: Penelitian
Ambil file dengan item terlama dan kerjakan terlebih dahulu. Cobalah untuk menemukan nama yang serupa di sistem; nama pelanggan bisa saja salah eja. Anda dapat mencari semua faktur terbuka yang cocok dengan jumlah pembayaran atau detail khusus lainnya tentang pembayaran. Beberapa departemen akuntansi memiliki file pada item yang tidak dikenal yang telah diselesaikan sehingga jika Anda menerima cek lain dari pelanggan yang sama, Anda tidak perlu membuang waktu Anda dengan masalah identifikasi.
Prosedur 3: Hubungi Departemen Penjualan
Hubungi karyawan departemen penjualan dan tanyakan tentang pembayaran yang tidak dapat dicocokkan dengan sistem. Karena piutang berasal dari departemen penjualan, tenaga penjualan cenderung mengingat penjualan dan dapat memberi Anda beberapa informasi yang berguna.Uang itu bisa untuk uang muka penjualan yang belum diakui dan, jika itu masalahnya, departemen penjualan perlu membuat piutang dalam sistem. Jika Anda mengetahui bahwa dana diterima untuk penjualan yang tidak terhubung dengan departemen penjualan, beri tahu departemen yang terlibat dan manajer akuntansi.
Prosedur 4: Akun Tertentu
Buat akun buku besar umum tertentu untuk digunakan untuk piutang tidak dikenal. Akun ini sering dibuat sebagai kewajiban dengan saldo kredit. Ketika Anda menerima pembayaran yang tidak diketahui, Anda mendebit uang tunai dan mengkredit akun piutang yang tidak dikenal. Setelah Anda mengidentifikasi pelanggan mana yang menerapkan uang, Anda bisa membalik entri jurnal dan memasukkan data dalam modul piutang. Atau, Anda dapat menggunakan memo kredit untuk mengkreditkan piutang dan untuk menghapuskan kewajiban.
Prosedur 5: Hubungi Pelanggan
Jika piutang tidak dapat ditemukan dalam departemen penjualan, langkah selanjutnya adalah menghubungi pelanggan dan mencoba untuk mendapatkan perincian tentang penjualan. Terkadang pemilik usaha kecil dapat menggunakan namanya sendiri untuk penjualan tetapi membayar dengan cek bisnis, yang tidak dapat dicocokkan dengan akun mana pun. Jika nomor telepon tidak dicentang, Anda mungkin perlu menggunakan Internet untuk menemukan informasi kontak. Pastikan untuk memiliki cek atau salinan cek di depan Anda ketika berbicara dengan pelanggan untuk memungkinkan Anda memberikan informasi sebanyak mungkin.
Prosedur 6: Piutang Baru
Jika setelah waktu yang masuk akal, Anda masih tidak dapat menemukan pelanggan di sistem Anda, minta izin kepada pengontrol untuk membuat piutang baru dalam sistem, tambahkan catatan tentang situasinya dan terapkan tanda centang pada akun baru ini. Bergantung pada jumlah cek, tidak ada gunanya menghabiskan lebih dari satu jam atau lebih untuk mencoba menerapkan dana ke akun yang sesuai. Jika Anda memiliki terlalu banyak barang ini, temui staf departemen penjualan untuk menentukan apa yang ada di balik masalah ini dan cobalah untuk memperbaikinya.
