Ketika mencari kandidat yang cocok untuk posisi terbuka di perusahaan Anda, penting bagi Anda untuk mendokumentasikan keterampilan, sifat, dan kualifikasi yang tepat untuk unggul dalam posisi itu dengan menganalisis pekerjaan. Salah satu cara umum untuk mendokumentasikan temuan-temuan analisis pekerjaan adalah dengan menulis laporan resmi. Laporan ini akan mencakup perincian tentang pekerjaan, termasuk keterampilan yang dibutuhkan, tugas yang terlibat dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses.
Amati karyawan di perusahaan Anda yang bekerja di posisi yang sama atau serupa dengan yang ingin Anda isi. Catat tugas-tugas paling umum yang dia selesaikan setiap hari, seberapa banyak dia berinteraksi dengan karyawan atau pelanggan lain dan setiap peralatan atau program komputer tertentu yang diperlukan untuk pekerjaan itu.
Hubungi pengusaha dan pemilik bisnis perusahaan lain yang memiliki karyawan yang bekerja di posisi yang sama. Ajukan pertanyaan tentang keterampilan yang dibutuhkan, tugas yang terlibat, dan apa yang menurut mereka kualifikasi dari calon yang ideal.
Mulai laporan dengan ikhtisar posisi. Ini harus mencakup jabatan, departemen, penyelia langsung dan tanggung jawab utama dari jabatan itu. Anda juga harus memasukkan tujuan dari posisi itu, atau alasan mengapa posisi itu diperlukan di tempat pertama.
Daftar tugas-tugas spesifik yang terlibat dalam posisi, peralatan yang diperlukan, dan komputer atau pengetahuan teknis yang dibutuhkan.
Sertakan informasi tentang pelatihan yang akan diperlukan untuk posisi itu. Misalnya, jika pekerjaan itu membutuhkan pengetahuan yang luar biasa tentang program Microsoft Office, Anda harus memutuskan apakah Anda bersedia untuk melatih karyawan baru atau jika Anda lebih suka dia sudah memiliki pengetahuan ini. Informasi tersebut kemudian dapat didaftar sebagai persyaratan atau sebagai bagian dari program pelatihan untuk posisi tersebut.
Tambahkan informasi terperinci tentang bagaimana karyawan baru akan berhubungan dengan karyawan dan pelanggan lain. Ini harus mencakup seberapa banyak karyawan dan pelanggan akan bergantung pada karyawan baru, serta bagaimana karyawan baru akan berinteraksi dengan orang lain di perusahaan dan pelanggan.
Buat daftar semua persyaratan pribadi yang Anda rasa perlu untuk berhasil dalam posisi tersebut. Sebagai contoh, seorang perwakilan layanan pelanggan kemungkinan besar harus bersikap ramah dan kepribadian, sementara itu lebih penting bagi seorang editor untuk terorganisir dengan baik dan mampu menangani beberapa proyek sekaligus.
