Cara Merencanakan Panggilan Konferensi. Dalam dunia korporat, rapat adalah bagian vital dari komunikasi. Salah satu cara untuk melakukan pertemuan di mana para peserta mungkin berada di kantor yang berbeda, atau bahkan bagian dunia yang berbeda, adalah dengan menjadwalkan panggilan konferensi. Meskipun panggilan konferensi dapat menjadi cara yang nyaman untuk berkomunikasi, ada beberapa langkah yang harus Anda ambil untuk merencanakannya dengan sukses. Ikuti tips ini untuk merencanakan panggilan konferensi.
Tentukan tanggal dan waktu untuk panggilan konferensi Anda. Pastikan untuk memperhitungkan peserta yang berada di zona waktu berbeda saat merencanakan waktu.Anda tidak ingin merencanakan panggilan konferensi untuk sementara waktu sebelum atau setelah kolega Anda biasanya berada di kantor.
Atur nomor panggilan konferensi dari pusat konferensi perusahaan Anda, atau hubungi penyedia online yang memfasilitasi panggilan konferensi. Ini sering melibatkan pengaturan dan akun dan membayar biaya yang kecil, tetapi itu adalah pilihan yang nyaman jika perusahaan Anda tidak menawarkan layanan konferensi.
Siapkan permintaan rapat yang merinci tanggal, waktu, dan topik yang diajukan. Ini harus dikirim melalui email ke peserta panggilan konferensi beberapa minggu sebelumnya untuk memberi mereka cukup waktu untuk mengakomodasi panggilan konferensi Anda. Pastikan untuk memasukkan instruksi panggilan tertentu dan nomor PIN yang diperlukan peserta untuk mengakses panggilan.
Buat agenda untuk panggilan konferensi. Agenda Anda harus mencakup apa yang ingin dicapai oleh panggilan konferensi, hasil apa yang akan dibutuhkan setelah panggilan dan peserta mana yang akan bertanggung jawab untuk langkah selanjutnya.
Kirim agenda dan informasi tambahan apa pun yang perlu ditinjau oleh para peserta beberapa hari sebelum panggilan. Anda mungkin menyertakan spreadsheet atau laporan yang memberikan latar belakang untuk topik yang ingin Anda atasi.
Tindak lanjuti secara pribadi dengan peserta yang belum Anda terima konfirmasi dari hari sebelum panggilan konferensi. Panggilan telepon adalah yang terbaik dalam hal ini, karena peserta mungkin tidak menerima email Anda dengan permintaan rapat.
