Sebagian besar individu dalam bisnis secara rutin mengirimkan dokumen sebagai lampiran email. Namun, yang terbaik adalah membuat folder yang bagus untuk surat pos. Tujuan Anda dalam menulis dokumen apa pun untuk tujuan bisnis adalah memasukkan informasi yang dibutuhkan pihak lain dalam bahasa profesional. Ini tidak berarti bahasanya harus tinggi alis atau tidak jelas. Jika mereka yang akan membaca dokumen mungkin tidak sepenuhnya memahami, pertimbangkan untuk membuat halaman terpisah dari informasi berpoin untuk menjelaskan dokumen utama.
Kumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk dokumen Anda. Berikan informasi yang jelas dalam dokumen dalam ukuran font yang mudah dibaca orang lain. Percobaan dengan ukuran font dan gaya cetak untuk menciptakan kesan visual yang baik. Minta seseorang yang Anda percayai untuk meninjau dokumen sebelum Anda mengirimkannya.
Tempatkan nama, gelar, dan departemen dari individu yang akan menerima dokumen. Sertakan nama penulis dokumen, alamat email, dan nomor kontak telepon. Ketikkan informasi semacam ini di sudut kanan atas halaman sampul, atau pusatkan informasi ini di bagian bawah.
Tulis ringkasan eksekutif yang menyatakan informasi apa yang disediakan dokumen. Misalnya, nyatakan bahwa dokumen tersebut adalah tawaran untuk pekerjaan kontrak. Batasi ringkasan eksekutif hingga setengah halaman atau kurang. Tulis bagian ini seolah-olah pembaca tidak memiliki petunjuk mengenai informasi apa pun yang disediakan dalam dokumen. Ringkasan harus memberikan informasi yang mungkin perlu dibagikan oleh orang yang menerima dokumen.
Tawarkan informasi mengenai proyek yang ingin Anda diskusikan dengan memulai dengan informasi yang paling penting terlebih dahulu. Libatkan minat pembaca dan coba tahan melalui setiap paragraf. Dokumen bisnis cenderung menjadi membosankan dengan terlalu banyak kata-kata. Buat subjudul untuk menyajikan informasi dengan cara yang lebih menarik.
Lukis gambar dengan kata-kata Anda. Bantu pembaca memvisualisasikan poin yang Anda coba buat dengan menggunakan bahasa yang menjelaskan apa yang perlu terjadi.
Peringatan
Tulis dokumen bisnis apa saja pada tingkat pendidikan pembaca. Jika Anda berencana untuk menyewa perusahaan penggali untuk mengangkut kotoran dari lokasi konstruksi, gunakan bahasa yang akan digunakan perusahaan dalam operasi sehari-harinya, bukan deskripsi ilmiah.
