Surat darurat mencakup rencana dan prosedur yang akan diikuti oleh departemen bisnis jika terjadi sesuatu yang dapat memengaruhi operasi perusahaan, baik secara positif maupun negatif. Surat itu akan menjelaskan bagaimana menanggapi kebakaran atau kehilangan data - atau nasib baik yang tak terduga, seperti pesanan besar. Sementara rencana darurat komprehensif untuk seluruh bisnis dapat mencakup banyak departemen, surat darurat berfokus pada masalah yang mungkin dihadapi oleh masing-masing departemen dan menguraikan rencana untuk mengatasi masalah tersebut.
Proses dan Tugas
Setiap pengawas departemen harus menyiapkan surat darurat yang merinci proses bisnis yang ditangani dan tugas yang diawasinya. Surat ini harus mencakup semua yang dilakukan departemen, setiap orang yang berkomunikasi dengannya, kiriman apa yang disediakannya, dan kapan kiriman tersebut diserahkan. Misalnya, surat darurat untuk departemen akuntansi harus menunjukkan bagaimana departemen akuntansi berkomunikasi dengan departemen penjualan untuk mencatat piutang dan metode komunikasinya dengan departemen pembelian untuk melacak hutang dagang, serta bagaimana departemen memberikan laporan pendapatan bulanan dan triwulanan kembalian pajak.
Poin Kegagalan
Surat darurat harus mencakup titik kegagalan dalam setiap proses. Ini adalah peristiwa yang dapat mengganggu penyelesaian suatu proses atau tugas. Poin kegagalan dapat berkisar dari bencana alam hingga kehilangan data yang sangat besar hingga miskomunikasi sederhana antara rekan kerja. Sebuah surat darurat yang menguraikan poin-poin kegagalan departemen akuntansi dapat mencakup penghilangan faktur penjualan selama satu minggu atau kerusakan hard drive yang menghapus laporan keuangan penting.
Kemungkinan dan Dampak
Bagian selanjutnya dari surat kontingensi merinci probabilitas bahwa titik kegagalan dapat terjadi dan dampak yang dimiliki titik kegagalan tersebut terhadap operasi. Surat itu dapat menunjukkan bagaimana beberapa titik kegagalan memiliki probabilitas tinggi tetapi mewakili ancaman minimal, sementara titik kegagalan lainnya sangat tidak mungkin tetapi memberikan konsekuensi yang menghancurkan. Surat darurat untuk sistem pencatatan otomatis departemen akuntansi dapat menunjukkan probabilitas kegagalan yang rendah untuk menjaga agar catatan perusahaan tetap mutakhir, tetapi surat tersebut juga dapat menunjukkan bagaimana kegagalan dalam sistem ini dapat berdampak serius pada operasi departemen.
Rencana Aksi Kontinjensi
Surat darurat akan berisi rencana tindakan yang menguraikan langkah-langkah departemen akan mengambil jika titik kegagalan terjadi sehingga departemen dapat bekerja di sekitar titik kegagalan sambil menyelesaikan tugas yang diperlukan. Sementara tindakan yang diuraikan dalam surat darurat mungkin bukan metode yang paling efisien atau nyaman untuk menyelesaikan tugas, mereka menyelesaikan pekerjaan. Rencana tindakan dalam surat darurat departemen akuntansi dapat mencakup langkah-langkah untuk menggunakan buku-buku buku besar kertas dan kalkulator jika terjadi kehilangan data dari hard drive yang jatuh.
