Sistem penggajian menyediakan media yang diperlukan bagi pemberi kerja untuk memproses penggajiannya. Selama sistem penggajian memuaskan kebutuhan penggajian majikan, sistem penggajian dapat menggunakan sistem apa pun yang diinginkannya.
Manual
Sistem penggajian manual harus dipilih setelah pertimbangan matang. Sistem ini mengharuskan orang penggajian untuk memproses seluruh penggajian dengan tangan; meningkatkan kemungkinan kesalahan. Pengusaha harus menggunakan sistem penggajian manual hanya jika mereka memiliki sedikit karyawan. Kelebihan dari sistem ini adalah bahwa itu murah untuk diterapkan.
Pengusaha dapat membeli lembar waktu standar dari toko alat tulis dan meminta karyawan menyelesaikannya. Majikan dapat melakukan perhitungan upah dan pajak pada kalkulator, menulis gaji / bertopik tulisan tangan atau menggunakan mesin tik dan menyimpan hard copy data penggajian dalam kotak penyimpanan. Tetap saja, mencoba menggunakan sistem ini jika seseorang tidak memiliki pengetahuan tentang undang-undang penggajian, atau jika penggajiannya terlalu besar, dapat menghasilkan cek gaji dan pemrosesan pajak yang tidak akurat.
Komputerisasi di Rumah
Sistem komputerisasi in-house adalah alternatif yang layak jika pemberi kerja ingin menghapuskan proses penggajian manual. Sistem ini melibatkan penggunaan perangkat lunak penggajian, seperti Z-Pay, Ultipro dan QuickBooks, yang dapat menyimpan data penggajian untuk kepatuhan pencatatan. Ini menghitung upah dan pemotongan berdasarkan data yang dimasukkan. Misalnya, orang penggajian akan memasukkan status pengarsipan, status kerja, dan tunjangan karyawan ke dalam perangkat lunak penggajian. Perangkat lunak penggajian memiliki tabel pemotongan federal dan negara bagian dalam sistem dan melakukan perhitungan.
Sistem ini mengharuskan karyawan untuk berinvestasi, dan memelihara, perangkat lunak penggajian. Bergantung pada kompleksitas perangkat lunak, staf penggajian mungkin memerlukan pelatihan ekstensif. Jika penggajiannya kecil, satu-satunya penggajian dapat menangani proses penggajian. Tetapi jika penggajiannya besar, dengan ribuan karyawan, majikan perlu mempekerjakan staf penggajian penuh, yang dapat mencakup pegawai / asisten penggajian, spesialis penggajian, pengawas penggajian dan manajer penggajian. Sistem ini terbukti mahal bagi pengusaha.
Sumber daya
Alih-alih penggajian ke penyedia layanan penggajian seringkali merupakan alternatif yang hemat biaya dan menghemat waktu bagi pengusaha. Layanan penggajian memiliki profesional penggajian yang memproses penggajian klien, termasuk pembayaran setoran langsung, cek langsung, dan pemrosesan W-2. Pengusaha membayar biaya tetap untuk layanan ini, menghilangkan kebutuhan untuk membayar gaji dan tunjangan staf di tempat. Selain itu, pengusaha tidak harus berurusan dengan gangguan perangkat lunak penggajian. Pada akhirnya, outsourcing penggajian memberi majikan waktu untuk fokus pada tugas-tugas lain.
Banyak penyedia layanan penggajian menawarkan solusi penggajian online, yang memungkinkan pengusaha mengakses data penggajian karyawan dan mendaftar penggajian secara online. Selain itu, layanan penggajian biasanya menawarkan metode berbeda kepada klien untuk mentransmisikan jam penggajian untuk setiap periode pembayaran, seperti melalui faks, melalui email atau online.
Kelemahan dari outsourcing adalah bahwa ketika karyawan memiliki masalah penggajian, bantuan langsung mungkin tidak tersedia. Selanjutnya, ketika layanan penggajian membuat kesalahan pajak penggajian tertentu, IRS menghukum majikan, bukan layanan penggajian. Akibatnya, beberapa majikan menyewa administrator penggajian di tempat, yang bekerja sebagai penghubung untuk layanan penggajian dan majikan.
