Meja bagian penerima tamu gedung adalah pusat informasi untuk semua operasinya. Ini bukan hanya tempat untuk check-in untuk janji temu Anda, tetapi juga bisa menjadi vital dalam keadaan darurat. Selama keadaan darurat, resepsionis menerima informasi terkait tentang situasi dan menyebarkan informasi itu kepada penerima yang tepat, membawa kesimpulan yang cepat dan tepat untuk insiden tersebut.
Persiapan
Pada awal keadaan darurat, resepsionis menjadi komandan insiden, dan mejanya menjadi pusat komando insiden. Agar berfungsi dengan baik selama prosedur darurat, semua alat penting Anda harus berada di dekatnya. Secara berkala uji telepon Anda, sistem paging dan radio untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik. Inventarisasi persediaan darurat Anda, seperti kotak P3K, AED, botol oksigen, lampu senter, dan selimut. Pastikan Anda memiliki persediaan kertas, pena, dan pensil yang memadai. Manual prosedur darurat harus tersedia, bersama dengan lembar referensi cepat untuk digunakan selama insiden.
Prioritas
Setelah keadaan darurat muncul dengan sendirinya, prioritaskan apa yang bisa dan tidak menjadi masalah yang harus segera ditangani. Misalnya, Anda dapat menerima panggilan telepon dari karyawan yang meminta petugas keamanan untuk mengawalnya ke mobilnya. Respons Anda harus sepanjang garis, "Keamanan terlibat dalam situasi darurat saat ini dan tidak dapat membantu Anda; akan lebih baik jika Anda bisa meminta rekan kerja untuk mengawal Anda."
Prosedur darurat
Segera buka manual prosedur darurat Anda ke bagian yang sesuai, dan rujuk kapan saja Anda tidak sepenuhnya yakin apa yang harus dilakukan. Ikuti prosedur tertulis Anda sesuai dengan urutannya, dan cobalah tetap tenang. Ini membantu mengurangi kemungkinan kesalahan pada bagian Anda.
Pantau semua komunikasi prioritas dan bantu menyampaikan lalu lintas radio penting kepada orang yang tepat. Bersiaplah untuk memberi tahu polisi atau pemadam kebakaran.
Lanjutkan memantau masuknya dan keluar ke properti Anda, memungkinkan kontrol akses yang lebih baik selama keadaan darurat. Ini dapat dilakukan melalui menonton titik masuk yang dipantau video serta memeriksa individu untuk ID yang tepat saat masuk dan keluar. Tetap terkini di buku catatan pengunjung Anda, memeriksa orang yang masuk dan keluar sesuai kebutuhan.
Perhatikan area penerimaan langsung Anda, mencari orang atau barang yang mencurigakan. Laporkan sesuatu yang tidak biasa segera.
Ketika polisi dan petugas pemadam kebakaran tiba, bantu mereka dengan memiliki pendamping yang menunggu di meja Anda untuk mengarahkan mereka ke lokasi darurat. Jika pengawalan tidak tersedia, berikan mereka peta yang disederhanakan untuk arah. Bersiaplah untuk membantu pihak berwenang dengan prosedur evakuasi jika perlu.
Setelah kejadian, pastikan Anda melengkapi semua dokumentasi laporan yang diperlukan. Ini membantu perusahaan dengan masalah pertanggungjawaban dan untuk memperbaiki prosedur darurat di masa depan.
