Keberhasilan implementasi kebijakan dan prosedur baru tergantung pada pertimbangan yang cermat atas masalah yang dihadapi dan rumusan tindakan yang jelas untuk mengatasinya. Pembuat kebijakan dan manajer harus berkomunikasi dengan jelas kepada semua orang yang terkena dampak, termasuk mereka yang berada di luar organisasi, dan menggunakan banyak jalan untuk menyampaikan kebijakan dan prosedur baru.
Komunikasi yang efektif
Pertimbangkan siapa yang akan terkena dampak oleh kebijakan dan prosedur baru, tidak hanya melihat personel dalam organisasi Anda tetapi juga populasi eksternal yang terpengaruh oleh tindakan baru tersebut. Mengetahui semua pihak yang akan terpengaruh membantu menentukan cara Anda berkomunikasi. Pemimpin organisasi sering berasumsi bahwa prosedur baru hanya akan memengaruhi praktik organisasi, dan lalai untuk mempertimbangkan konsekuensi yang lebih besar.
Tunjuk anggota staf dengan pemahaman yang kuat tentang penulisan teknis dan komunikasi untuk mengumumkan kebijakan / prosedur baru. Memilih orang semacam itu untuk menangani komunikasi langkah-langkah baru memastikan bahwa semua tingkatan organisasi, terlepas dari pengetahuan teknis atau keahlian, akan memahami kebijakan dan prosedur baru.
Umumkan kebijakan dan prosedur baru, menggunakan berbagai cara komunikasi untuk menjangkau semua audiens yang dituju. Pendekatan satu ukuran untuk semua tidak berfungsi. Organisasi dapat memberi tahu pelanggan dan audiensi lainnya melalui surat, email, dan iklan. Memoranda, rapat staf, pamflet, dan manual dapat digunakan untuk memberi tahu anggota staf. Komunikasi kepada anggota staf tidak hanya harus mengartikulasikan langkah-langkah baru yang diambil, tetapi juga mengumumkan program pelatihan baru dan menjelaskan bagaimana prosedur baru akan mempengaruhi operasi yang ada. Manajemen juga harus memberikan informasi kepada anggota staf tentang di mana mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau masalah yang mereka miliki tentang kebijakan dan prosedur baru.
