Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) mencakup prosedur standar untuk melindungi catatan kesehatan. Peraturan Privasi HIPAA membahas bagaimana informasi dapat digunakan dan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh entitas yang dilindungi untuk memastikan kerahasiaan. Sebagai bagian dari masalah privasi, undang-undang ini mengidentifikasi metode yang dapat diterima untuk informasi pribadi.
Jangka waktu penyimpanan
HIPAA tidak mengamanatkan berapa lama catatan pasien harus disimpan. Hukum masing-masing negara bagian mengatur periode penyimpanan untuk catatan medis. Namun, Aturan Privasi HIPAA berlaku untuk seluruh periode penyimpanan hingga catatan telah dihancurkan dengan benar.
Penghancuran Rekaman Kertas
Catatan kertas termasuk file medis, botol resep dengan nama pasien dan tanda pengenal atau gelang. Jika tempat sampah, tempat sampah atau wadah daur ulang dapat diakses oleh publik atau personel yang tidak berwenang, semua informasi yang dilindungi harus dihancurkan atau dibuat tidak dapat diuraikan dan tidak dapat dibaca sebelum menempatkannya dalam wadah. Menggunakan vendor luar untuk menghancurkan catatan dapat diterima jika catatan diamankan hingga vendor mengambilnya. Jika dibenarkan berdasarkan jenis dan ukuran penyedia layanan kesehatan, tempat sampah terkunci yang hanya dapat diakses oleh mereka yang berwenang untuk melakukannya dapat digunakan untuk pembuangan.
Penghancuran Data Elektronik
Peraturan Privasi HIPAA mengamanatkan bahwa data yang direkam pada media elektronik dapat ditimpa dengan informasi yang tidak sensitif atau terpapar pada medan magnet dengan kekuatan yang cukup untuk mengganggu data yang direkam. Penyedia juga dapat secara fisik menghancurkan disk atau kaset dengan melelehkan, mencabik-cabik, membakar atau menghancurkannya. Hanya setelah media dibuat tidak dapat dibaca, media tersebut dapat ditempatkan di tempat sampah atau tempat sampah yang dapat diakses. Kaset, disk dan komputer dapat digunakan kembali jika semua informasi yang dilindungi dibersihkan terlebih dahulu dari media, perangkat keras atau perangkat lunak yang menyimpan data.
Penghancuran Data Dimiliki oleh Personil Lapangan
Jika catatan atau informasi kesehatan diberikan kepada personel luar untuk digunakan dalam menjalankan tugasnya, aturan untuk pembuangan yang tepat masih berlaku. Karyawan dapat menghancurkan informasi di lapangan atau mengembalikannya ke tempat bisnis perusahaan untuk dihancurkan.
