Ketika proyek konstruksi diajukan untuk ditawar, pemiliknya mencari kontraktor yang bertanggung jawab dan memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dengan biaya yang wajar. Proses penawaran memastikan bahwa penawar potensial bekerja dari informasi yang sama, yang mengarah pada kemampuan untuk membandingkan tidak hanya harga, tetapi juga ketelitian penawaran.
Peluang hasil proyek yang berhasil sangat meningkat ketika pemilik menyiapkan informasi faktual yang lengkap untuk peserta lelang. Informasi ini disebut paket penawaran, atau dokumen penawaran. Dokumen-dokumen ini termasuk rencana proyek, spesifikasi, daftar kuantitas, informasi jadwal dan data pada setiap peralatan atau produk spesifik yang akan digunakan. Informasi yang relevan tentang kondisi situs juga disertakan. Salinan kontrak yang akan ditandatangani seringkali merupakan bagian dari paket untuk memberikan waktu bagi perusahaan penawaran untuk meninjaunya. Dokumen-dokumen penawaran, secara bersama-sama, biasanya menjadi bagian dari kontrak penawar yang berhasil. Kuantitas penawaran dan harga satuan mengendalikan berapa banyak uang yang harus dibayarkan dalam pembayaran kemajuan selama masa proyek.
Tawaran publik, atau tawaran dengan agen atau pemilik pemerintah, mengikuti aturan yang berbeda dari tawaran pribadi. Mereka harus diiklankan terlebih dahulu, dan mereka mengizinkan kontraktor yang memenuhi syarat untuk menawar jika mereka mau. Pemilik swasta dapat memilih untuk membatasi proses untuk kontraktor yang telah mereka pilih sebagai penawar.
Ketika bidder menerima paket penawaran, mereka mengasah pensil mereka, atau menjalankan perangkat lunak perkiraan mereka, dan menentukan biaya dan ketersediaan bahan, tenaga kerja dan peralatan yang akan dibutuhkan, urutan pekerjaan, dan persyaratan penjadwalan. Masalah kadang muncul ketika mereka mempertimbangkan proyek. Contohnya adalah menemukan bahwa komponen penting memiliki waktu tunggu yang lama untuk pengiriman yang akan bertentangan dengan jadwal konstruksi yang diinginkan pemilik. Masalah khas lainnya terjadi ketika jumlah yang dipasok oleh pemilik tidak cocok dengan jumlah yang ditentukan oleh penawar. Pertanyaan ditanggapi dengan meminta klarifikasi dari pemilik. Pemilik yang bertanggung jawab akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan berbagi informasi baru atau yang diperbarui dengan semua peserta lelang.
Kunjungan ke lokasi sering diatur untuk memberikan kesempatan kepada kontraktor untuk mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin mahal, seperti masalah akses atau konflik dengan struktur atau perbaikan yang ada.
Ketika tanggal penawaran tiba, lembaga pemerintah mungkin atau tidak dapat membuka penawaran secara publik. Beberapa lembaga mengamanatkan bahwa penawaran tersebut diberikan kepada penawar responsif terendah. Ini terkadang bermasalah karena penawar yang rendah mungkin telah membuat kesalahan atau salah menghitung biaya sebenarnya dari proyek, yang dapat menyebabkan pemotongan sudut atau pekerjaan di bawah standar selama konstruksi. Pemilik swasta biasanya tidak memiliki pembukaan penawaran publik. Mereka memiliki keleluasaan besar untuk menggunakan kriteria selain harga untuk memilih kontraktor. Salah satu kontraktor mungkin memiliki harga yang lebih tinggi, tetapi mungkin telah mengidentifikasi efisiensi penjadwalan untuk menjadikan proyek online lebih cepat, misalnya.
Apapun proses yang diikuti, publik atau pribadi, penawaran dievaluasi kelengkapannya. Kontraktor yang mengecualikan beberapa pekerjaan, misalnya, dapat dianggap "tidak responsif," dan tawaran itu dapat ditolak. Informasi yang diminta tetapi tidak diberikan, mungkin mengenai asuransi atau daftar proyek sebelumnya, juga dapat menjadi alasan untuk menolak tawaran. Kontraktor harus sangat berhati-hati untuk memasukkan semua dokumen yang diminta.
Pada akhir proses penawaran yang dijalankan dengan baik, penawaran memberikan kriteria pemilik proyek, kriteria apel-ke-apel untuk memilih kontraktor terbaik untuk pekerjaan tersebut.
