Tugas yang sulit - membuat rencana kelayakan - ada di belakang Anda. Sekarang Anda harus menulis surat pengantar karena praktik bisnis terbaik mendikte bahwa lebih dari sekadar tidak profesional untuk hanya menyelipkan paket ke dalam amplop dan mengirimkannya. Anggap surat pengantar sebagai sentuhan akhir - haluan pada paket hadiah, jika Anda mau - yang menunjukkan kepada penerima bahwa Anda peduli dengan penampilan dan juga tentang membuat perubahan menit terakhir pada rencana kelayakan.
Pilih font seperti bisnis untuk surat Anda. Untuk membuat simetri, pilih yang Anda gunakan untuk rencana kelayakan Anda. Kalau tidak, Times New Roman, Arial atau Tahoma dalam 11 poin adalah pilihan yang baik. Atur margin 1 inci di bagian atas, bawah dan samping dan atur huruf dengan gaya blok, tanpa lekukan.
Ketik tajuk alamat pengirim, yang mencakup alamat Anda (bukan nama Anda) diikuti dengan tanggal. Ruang ganda.
Ketikkan alamat orang dalam, atau nama dan alamat tujuan pengiriman kelayakan Anda. Ruang ganda.
Ketik salam. Ruang ganda.
Tulis paragraf pertama, rangkum tujuan surat itu dan singgung perincian terkait mengenai rencana kelayakan: “Terlampir, silakan temukan rencana kelayakan yang menguraikan (berikan cakupan rencana dan tujuannya) yang dengan senang hati saya berikan kepada Anda nama (nama perusahaan Anda). "Ruang ganda.
Tekankan bahwa penerima harus dengan cermat membaca rencana dan membuat perubahan - dan segera - sebelum layanan profesional yang dikontrak akan dimulai. Pastikan untuk menetapkan tenggat waktu yang wajar, memberi penerima waktu yang cukup untuk peninjauan yang cermat tetapi tidak terlalu banyak waktu sehingga rencana itu bisa jatuh dari layar radar bisnis: “Saya dengan hormat meminta Anda meninjau rencana terlampir untuk memastikan bahwa itu mencerminkan semua poin yang bersangkutan. Jika tidak, dan Anda ingin melakukan perubahan, silakan hubungi saya di (nomor telepon Anda) sesegera mungkin untuk membahasnya. Jika tidak, silakan tandatangani paket yang ditunjukkan di halaman terakhir. Saya akan menghubungi Anda dalam waktu seminggu untuk mengatur waktu yang menyenangkan bagi saya untuk mengambil rencana dari kantor Anda. "Ruang ganda.
Tulislah paragraf penutup yang menunjukkan hubungan bisnis apa pun yang ditinjau oleh studi kelayakan. “Saya mengucapkan terima kasih sebelumnya atas perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini. Sekarang setelah rencana kelayakan selesai, saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda dengan cara yang produktif dan saling menguntungkan selama bertahun-tahun yang akan datang. ”Ruang ganda.
Ketik penutupan formal, seperti: "Hormat Anda" atau "Hormat." Spasi empat kali.
Ketikkan nama Anda. Ruang sekali. Ketik "Enclosure" (yang mengacu pada rencana kelayakan). Tandatangani nama Anda di ruang antara penutup dan nama yang Anda ketikkan.
Kiat
-
Baca surat Anda dengan keras. Kemudian mintalah kolega yang tepercaya - lebih disukai yang terlibat dengan rencana kelayakan - untuk membacanya juga. Koreksi ulang dan edit surat sebelum mengirimnya.
Simpan salinan surat untuk file Anda.
