Persediaan just-in-time, atau JIT, adalah proses yang dirancang untuk memotong investasi bisnis dalam persediaan, sehingga membebaskan dana untuk berinvestasi di bagian lain perusahaan, seperti tenaga kerja atau infrastruktur. Perusahaan mengurangi jumlah bahan baku, mengandalkan sistem akuntansi canggih yang memprediksi kebutuhan inventaris di masa depan dan memesannya sesaat sebelum dibutuhkan. Pengiriman lebih kecil tetapi lebih sering, menciptakan stok persediaan segar yang bergulir. Tujuan dari sistem ini adalah agar komponen dikirim ke fasilitas sesaat sebelum mereka dibutuhkan alih-alih menyimpan inventaris besar komponen atau bahan di tangan. Dengan lebih sedikit uang yang diikat dalam bahan di fasilitas penyimpanan, perusahaan bebas untuk meningkatkan atau memperluas lebih mudah.
Ada sejumlah kelebihan dan kekurangan sistem persediaan just-in-time. Di sisi positifnya, modal kerja tidak terikat, ada sedikit kemungkinan persediaan menjadi usang dalam penyimpanan dan lebih mudah untuk mengubah pesanan produksi karena ada begitu sedikit produk yang bisa dilewati. Namun, tidak semuanya positif. Bahkan dengan penghematan yang signifikan, bisa ada cukup banyak kerugian JIT untuk membuat pemilik bisnis memperhatikan prosesnya dengan serius.
Kekurangan Persediaan Just-in-Time
Dalam sistem persediaan just-in-time, perusahaan memesan jumlah minimum persediaan untuk melewati sampai tanggal pengiriman berikutnya. Sebuah restoran yang menggunakan sistem ini pada jadwal pengiriman dua mingguan hanya akan memesan makanan yang cukup untuk rata-rata bisnis selama empat hari. Sebagian besar sistem ini didasarkan pada angka perbandingan dari tahun sebelumnya, dan mereka menganggap bisnis akan tetap relatif statis dari tahun ke tahun. Jika pesaing utama restoran keluar dari bisnis secara tiba-tiba, itu dapat melihat kenaikan mendadak dalam pendapatan yang tidak direncanakan sebelumnya. Akibatnya, mungkin tidak ada cukup makanan yang tersisa di rak untuk bertahan sepanjang minggu. Menemukan sumber alternatif untuk persediaan makanan darurat bisa mustahil atau, paling banter, sangat mahal.
Di sisi lain, penurunan bisnis yang tiba-tiba dan tidak terduga bisa berarti bahan-bahan berlebih di rak, mungkin rusak sebelum digunakan. Dengan sistem otomatis, bisa dua atau tiga siklus inventaris sebelum pemilik bisnis dapat menyesuaikan jumlah produk yang masuk. Ini juga menimbulkan masalah untuk tahun berikutnya, karena sistem akan mengharapkan penurunan bisnis lagi dan akan kemungkinan tidak memesan cukup bahan untuk minggu ini.
Kesulitan dengan Kejutan Bisnis Ekstra
Salah satu kerugian bisnis just-in-time terbesar adalah kurangnya fleksibilitas dalam hal keberuntungan. Dalam kebanyakan bisnis, pelanggan yang datang dan ingin memesan sejumlah besar produk adalah hal yang baik. Untuk perusahaan kaos dengan akun sekolah baru, itu bisa berarti membuat klien baru menunggu lebih lama daripada yang dia inginkan hanya untuk mendapatkan pesanan lengkap. Usaha kecil tidak mampu menolak rejeki nomplok, tetapi hampir mustahil untuk menemukan bahan baku yang cukup dalam waktu singkat untuk menjaga pelanggan baru yang menguntungkan itu.
Ini dapat diselesaikan dengan salah satu dari dua cara. Dalam kasus pertama, pelanggan baru bisa mendapatkan pesanan yang diinginkan, tetapi mereka harus menunggu lebih lama untuk mendapatkannya karena kurangnya persediaan. Tergantung pada jenis kemeja yang mereka inginkan, perlu waktu berminggu-minggu untuk menemukan persediaan yang cukup besar untuk memuaskan klien baru. Di sisi lain, jika pemilik toko kaos berhasil menemukan persediaan kaos dasar yang siap memuaskan pelanggan, kemungkinan mereka akan membutuhkan biaya lebih besar daripada yang dikenakan oleh pemasok normal toko tersebut. Pelanggan rejeki nomplok benar-benar dapat berakhir dengan biaya perusahaan dengan menurunkan margin keuntungan menjadi hampir tidak ada.
Diperlukan Lebih Banyak Perencanaan dan Pelatihan
Banyak usaha kecil melakukan inventarisasi dan pemesanan bahan dengan tangan menggunakan kertas dan pensil, setidaknya pada awalnya. Bahkan mereka yang cukup besar membutuhkan atau menginginkan program inventaris komputer melakukannya dengan aplikasi sederhana. Dalam kebanyakan kasus, itu cukup untuk mengambil inventaris beberapa kali sebulan, hanya untuk melacak apa yang Anda butuhkan. Dalam kasus ini, inventaris adalah proses yang sederhana dan dapat dengan mudah diajarkan kepada karyawan mana pun dalam waktu singkat.
Dengan sistem persediaan JIT, seluruh proses inventaris lebih kompleks. Karyawan harus dilatih untuk mengambil inventaris yang sangat rinci secara rutin. Keakuratan sangat penting karena seluruh sistem pemesanan untuk perusahaan didasarkan pada angka-angka itu. Karyawan perlu belajar menggunakan sistem komputer yang rumit, yang bisa jadi menantang bagi mereka yang tidak terbiasa dengan komputer yang dipasang di kantor. Untuk melatih dan menjaga karyawan yang dapat menangani tugas inventaris ini, Anda mungkin harus menambah biaya tenaga kerja. Selain itu, Anda harus mencari pemasok yang bersedia bekerja sama dengan Anda dengan mengirimkan persediaan beberapa kali setiap minggu tanpa menambahkan biaya pengiriman selangit untuk setiap pesanan. Ini juga merupakan praktik cerdas untuk menciptakan hubungan dengan pemasok yang lebih rendah untuk persediaan darurat jika terjadi gangguan dalam proses inventaris / pengiriman.
Rantai Pasokan Yang Ketat Berarti Lebih Sedikit Kontrol
Sebagian besar pemilik usaha kecil bangga akan kemampuan mereka untuk berputar dan mengubah segalanya dengan cepat ketika kekuatan ekonomi di sekitar mereka menyerukannya. Dengan sistem inventaris tepat waktu, jauh lebih sulit untuk melakukan ini. Toko roti lingkungan umumnya akan tahu kapan perayaan lokal akan terjadi dan akan memesan sesuai. Tetapi jika tukang roti mengetahui bahwa perencana pernikahan baru sedang mencari persediaan darurat kue cup mewah, dia memiliki sedikit peluang untuk melangkah dan meraih pekerjaan itu.
Bahkan jika dia berhasil mendapatkan pesanan cupcake, jika pemasok dekorasi kue perak roti kehabisan stok, dia memiliki lebih sedikit pilihan untuk menawarkan pelanggan baru yang potensial. Segala jenis gangguan dalam rantai pasokan di mana saja dalam sistem pada akhirnya akan berdampak pada garis bawah bisnis kecil menggunakan sistem ini. Dengan lebih sedikit opsi untuk menawarkan pelanggan dan lebih sedikit peluang untuk mengubah rencana bisnis dalam waktu singkat, inventaris tepat waktu dapat mengurangi peluang yang mungkin menumbuhkan bisnis kecil.
Masalah Dengan Bencana Alam
Angin topan, badai, banjir, dan bencana alam lainnya dapat berdampak besar pada bisnis apa pun, seperti halnya kerusuhan sipil atau tindakan polisi. Perbedaannya dengan sistem persediaan just-in-time adalah bahwa efeknya dapat dirasakan jauh lebih keras. Bahayanya bukan hanya apa yang terjadi ketika keadaan darurat muncul di dekat bisnis, tetapi juga ketika mereka terjadi di area lain di mana pemasok bisnis berada.
Sebuah kedai kopi lokal yang menggunakan pemesanan JIT umumnya akan menyimpan cukup banyak kacang untuk rata-rata penjualan selama tiga atau empat hari. Mereka mungkin menyediakan persediaan sehari tambahan, tetapi tidak lebih dari itu. Jika pemanggang mereka, yang terletak di negara bagian berikutnya, dihantam angin puting beliung atau kebakaran, pemilik kedai kopi akan memiliki sedikit waktu untuk berebut dan menemukan pemasok kacang komersial baru. Jika pelanggannya terbiasa dengan campuran campuran tertentu, ia mungkin tidak dapat membuka pintunya lebih dari beberapa hari sebelum kehabisan persediaan.
Kebutuhan akan Investasi TI yang Lebih Tinggi
Sistem persediaan just-in-time sangat rumit sehingga mereka hampir mustahil untuk digunakan tanpa komputer dan program khusus. Perusahaan akan membutuhkan pelacakan inventaris, pembuatan pesanan, prediksi penjualan dan sejumlah program lain untuk membuat sistem ini berfungsi dengan baik. Ini berarti investasi besar dalam perangkat keras dan lunak ditambah waktu pelatihan untuk manajemen dan karyawan. Akan ada biaya tenaga kerja tambahan, tugas pengawasan tambahan dan lebih banyak waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data.
Setelah semua sistem ini diinstal dan orang-orang telah dilatih, seluruh perusahaan sekarang bergantung pada sistem komputer untuk bekerja dengan sempurna. Dalam kebanyakan kasus, mereka melakukannya, tetapi masalah memang muncul. Itulah alasan departemen TI ada. Setiap bisnis dengan sistem JIT perlu memiliki hubungan dengan profesional TI yang terbiasa dengan perangkat keras yang telah dipasangnya, serta keakraban dengan para profesional yang bekerja untuk perusahaan JIT. Tidak ada perusahaan yang mampu membuat sistem inventaris offline selama berhari-hari, apakah itu karena bug dalam perangkat lunak atau kesalahan pada komputer. Perbaikan darurat bisa mahal dan bahkan mungkin tidak tersedia pada malam atau hari libur. Pemilik bisnis yang cerdas membuat rencana cadangan untuk keadaan darurat, tetapi itu hanya sementara waktu sementara.
Diperlukan Ketergantungan pada Satu Pemasok
Menyiapkan sistem JIT membutuhkan menciptakan hubungan dengan pemasok utama yang akan mengirimkan bahan baku mingguan yang dibutuhkan bisnis. Meskipun ikatan bisnis ini dapat bermanfaat bagi perusahaan mana pun, ada juga kerugian pada pengaturan ini.
Seorang pemilik restoran pizza yang bergantung pada satu perusahaan pemasok restoran memiliki keuntungan mengetahui berapa banyak dia akan membayar untuk pepperoni dan tepung setiap minggu, membuatnya lebih mudah untuk mengendalikan biaya makanan. Di sisi lain, dia terbatas dalam kemampuannya untuk melihat-lihat pesaing pemasoknya untuk melihat berapa harga yang mereka tawarkan untuk produk yang sama. Jika pemasok di seluruh kota menawarkan pepperoni dengan setengah harga minggu itu, dia tidak bisa hanya memesan satu pesanan sebelum kembali ke pemasok tetapnya. Dia dapat berganti pemasok, tetapi tidak ada cara hanya berkeliling untuk menemukan harga terbaik setiap minggu.
Masalah yang sama terjadi jika pemasok memutuskan untuk menaikkan harga. Pemilik toko pizza terjebak membayar harga yang lebih tinggi sampai dia dapat menemukan pemasok serupa yang menawarkan harga yang lebih baik dan siapa yang mau bekerja dengannya dalam jadwal pemesanannya. Either way, persediaan JIT sangat memotong kemampuan pemilik bisnis untuk menemukan biaya terbaik untuk bahan baku secara tepat waktu.
Masalah dengan Kepuasan Pelanggan
Ketika sistem inventaris tepat waktu bekerja, mereka bekerja dengan baik. Namun, ketika sistem ini rusak, bisnis dapat menderita di berbagai bidang. Kurangnya persediaan berarti kehilangan bisnis, tetapi itu hanya efek langsung. Pelanggan yang tidak puas yang tidak bisa mendapatkan apa yang mereka inginkan atau yang harus menunggu lebih lama dari biasanya untuk memenuhi pesanan mereka adalah masalah nyata dalam lingkungan bisnis saat ini.
Internet memiliki pengaruh besar pada hampir setiap bisnis kecil, dan pelanggan yang tidak bahagia memiliki kekuatan yang lebih besar untuk menyakiti bisnis daripada sebelumnya. Tinjau situs seperti Yelp dan Facebook, Twitter, dan situs media sosial lainnya memberikan suara kepada pelanggan yang belum pernah mereka miliki sebelumnya. Satu ulasan buruk, jika ditulis dengan gaya yang lucu atau mengejutkan, bisa cukup untuk melukai bisnis kecil apa pun saat ini. Ulasan bisnis viral adalah barang legenda internet, dan beberapa telah diulang selama bertahun-tahun. Di zaman di mana setiap pelanggan memiliki kekuatan untuk mematikan bisnis jika dia cukup termotivasi, pemilik bisnis bergerak maju terus untuk membuat mereka bahagia. Menyimpan persediaan yang cukup dalam persediaan agar pelanggan puas dapat menjadi bagian besar dari strategi ini.
