Anggota gereja sering menyumbangkan sumbangan uang untuk gereja mereka sebagai bagian dari persepuluhan dan sebagai cara membantu mempromosikan kelanjutan gereja. Ketika sumbangan diberikan, gereja melacak jumlahnya. Donor membutuhkan catatan kontribusi mereka ketika menyelesaikan pajak pendapatan federal mereka. Orang-orang menghapus sumbangan gereja, yang sering menyebabkan kewajiban pajak mereka berkurang. Penghapusan hanya diperbolehkan jika orang tersebut memiliki catatan donasi secara tertulis.
Ikuti undang-undang perpajakan. Menurut Publikasi IRS 1771, agar orang dapat mengambil pengurangan pajak untuk sumbangan gereja lebih dari $ 250, diperlukan pengakuan tertulis dari gereja. Karena hukum, penting bagi gereja untuk mencatat dengan baik semua sumbangan yang mereka terima.
Buat pernyataan kontribusi menggunakan program pengolah kata. Selama tahun itu, banyak gereja menggunakan program spreadsheet untuk mencatat semua sumbangan yang diterima dan siapa yang memberikan kontribusi. Setiap minggu jumlahnya ditambahkan dan disimpan ke spreadsheet. Gunakan jumlah yang tercantum dalam spreadsheet untuk menyiapkan laporan kontribusi.
Sertakan informasi gereja. Pernyataan kontribusi harus mencakup beberapa perincian penting: nama gereja, alamat, dan nomor telepon, baik yang disertakan pada kop surat atau diketik dalam dokumen; dan periode waktu pernyataan. Pernyataan kontribusi dapat menyatakan "Untuk tahun yang berakhir pada 31 Desember 2010" atau "Untuk Tahun Kalender 2010."
Ketikkan nama dan alamat kontributor. Setiap orang yang memberi sumbangan harus menerima pernyataan. Setiap pernyataan harus berisi nama kontributor, alamatnya dan jumlah total dolar dari kontribusi.
Sertakan pernyataan satu atau dua kalimat mengenai dana yang disumbangkan, yang menyatakan bahwa kontributor tidak menerima imbalan apa pun atas donasinya.
Tawarkan apresiasi. Banyak gereja juga memasukkan hukuman singkat yang berterima kasih kepada kontributor atas sumbangan yang ia buat sepanjang tahun. Kalimat itu tidak perlu, tetapi merupakan cara yang baik bagi gereja untuk mengucapkan terima kasih.
