Fungsi kontrol dokumen memiliki tanggung jawab untuk mengelola aliran dan penyimpanan dokumen dalam suatu organisasi melalui berbagai fungsi dan proses. Ini termasuk memelihara file dan menggunakan distribusi yang tepat dan prosedur revisi seperti yang diuraikan di Siliconfareast.com.
Sistem Perpustakaan
Fungsi kontrol dokumen memiliki peran untuk mempertahankan prosedur perpustakaan internal dengan benar sehingga terjadi akses personel yang sesuai, tetapi keberadaan dokumentasi resmi tetap diketahui setiap saat.
Penyimpanan / Pengarsipan
Aktivitas kunci lain dari fungsi kontrol dokumen adalah penyimpanan dan pengarsipan dokumen untuk memastikan aksesibilitas yang baik dari semua file yang diperlukan.
Revisi
Fungsi kontrol dokumen juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumentasi yang disetujui secara resmi hanya akan direvisi dalam konteks proses dan persetujuan yang tepat. Ini mungkin melibatkan sistem permintaan perubahan dokumen (atau proyek) (DCR) yang membutuhkan tanda tangan yang ditunjuk sebelum dokumen yang sebelumnya disetujui dapat membuat perubahan tambahan dibuat.
Alur Kerja
Personel pengontrol dokumen juga melakukan kegiatan dengan tujuan memastikan aliran kerja yang efisien seperti dengan menugaskan dokumen kepada staf administrasi atau sekretaris yang tepat untuk kegiatan seperti pemrosesan kata atau pemindaian.
Pelacakan
Fungsi kontrol dokumen juga melacak produksi dokumen yang tepat waktu melalui keseluruhan proses alur kerja, seperti melalui penggunaan daftar umur yang menunjukkan bahwa dokumen telah menghabiskan waktu terlalu lama untuk melewati proses alur kerja.
