Kerahasiaan menjadi perhatian utama bagi organisasi karena berkaitan dengan persaingan, strategi pemasaran, dan informasi karyawan. Ketika informasi mudah diperoleh, itu membuat perusahaan rentan terhadap pertanggungjawaban dan tuntutan hukum, serta mungkin menghilangkan keunggulan kompetitif mereka. Adalah tanggung jawab organisasi untuk mengambil langkah-langkah untuk menghentikan karyawan dari melanggar kerahasiaan.
Pada saat perekrutan, biasanya selama orientasi perekrutan yang baru, pastikan bahwa karyawan sangat menyadari harapan organisasi bahwa kerahasiaan tidak akan dilanggar. Jelaskan konsekuensinya, seperti jika dan ketika diketahui bahwa seorang karyawan melanggar kerahasiaan, ia akan dikenakan disiplin dan mungkin dapat diberhentikan.
Pastikan bahwa karyawan yang menangani catatan dan informasi rahasia diinformasikan dan dilatih tentang cara mengamankan informasi tersebut. Jadikan bahwa komputer memiliki screen saver dengan kata sandi dan catatan atau dokumen penting dibatasi pada satu area yang dapat dikunci dan diamankan. Juga, mengharuskan setiap karyawan untuk memiliki kata sandi rahasia mereka sendiri, yang tidak dapat diberikan kepada siapa pun selain dari atasan mereka.
Buat kebijakan kerahasiaan dan minta karyawan menandatangani bahwa mereka mengakui, telah membaca dan memahami kebijakan tersebut. Kebijakan ini dapat digunakan sebagai alasan hukuman jika kebijakan kerahasiaan perusahaan dilanggar.
Selain kebijakan kerahasiaan, staf yang bertanggung jawab atas strategi pemasaran, penemuan, dan informasi penting lainnya harus diminta untuk menandatangani perjanjian yang tidak bersaing.
Selektif tentang kapan dan jenis informasi rahasia apa yang disebarluaskan dan kepada siapa informasi itu disebarluaskan. Buatlah daftar di mana catatan rahasia yang penting disimpan dan siapa yang harus bertanggung jawab atasnya. Juga, simpan daftar siapa yang dapat melihat informasi apa dan kapan mereka dapat mengaksesnya.
Kiat
-
Selama wawancara, mintalah karyawan potensial untuk menjelaskan jenis informasi rahasia apa yang mereka pertanggungjawabkan di masa lalu dan seberapa akrab mereka dengan kebijakan kerahasiaan.
Peringatan
Jangan biarkan karyawan gosip dan cerewet bertanggung jawab untuk menyimpan informasi dan catatan rahasia.
