Acara adalah alat penting untuk bisnis untuk berbagai keperluan; beberapa mungkin internal dan fokus pada staf, sementara yang lain untuk pemasaran. Either way, jenis perencanaan yang sama masuk ke acara tersebut dan detail yang sama harus diperhitungkan agar acara menjadi sukses. Acara membutuhkan perencanaan dan persiapan yang cermat. Mengikuti sistem yang ditentukan dapat membantu memastikan acara Anda berjalan dengan lancar.
Tentukan tujuan Anda untuk acara tersebut. Jika Anda merencanakan seminar pemasaran, tanggung jawab Anda akan berbeda daripada jika Anda merencanakan acara barbekyu perusahaan. Pastikan Anda mendapatkan instruksi yang sangat terperinci tentang apa yang diharapkan; ada komponen-komponen praktis seperti berapa banyak orang yang datang dan seberapa besar tempat itu perlu, dan faktor-faktor yang berorientasi pemasaran seperti jika acara itu dimaksudkan untuk mendapatkan klien untuk perusahaan atau jika itu merupakan kegembiraan bagi manajemen atau staf lainnya.
Buat anggaran. Seseorang harus membayar untuk acara tersebut, dan Anda perlu persetujuan sebelum Anda mulai. Mempertimbangkan waktu Anda, aula, segala makanan atau dekorasi, pembicara atau kegiatan, dan pertimbangan lain yang Anda anggap perlu. Persiapkan segala sesuatu dalam format yang teratur dan patuhi ketika Anda membuat pengaturan.
Tetapkan agenda. Persiapkan jadwal terperinci dan alokasikan jumlah waktu yang tepat untuk setiap kegiatan. Bangun program lengkap dari awal hingga selesai, dengan kata-kata pembuka dan penutup jika perlu.
Rencanakan logistik. Sewa lokasi, pesan makanan, sewa pembicara, dan cetak undangan. Kunjungi tempat untuk melihat tata ruang secara konkret sehingga Anda dapat membayangkan di mana makanan akan diatur dan bagaimana mengatur kursi dan meja. Cobalah untuk tetap dalam anggaran Anda, tetapi lakukan perubahan seperlunya, selalu periksa dengan kekuatan yang lebih tinggi sebelum membuat komitmen.
Publikasikan acara tersebut. Bagaimana Anda mencapainya akan sangat tergantung pada jenis acara yang Anda rencanakan. Untuk acara internal, kemungkinan email perusahaan atau beberapa poster yang tergantung di tempat yang tepat sudah cukup. Suatu acara pemasaran akan membutuhkan seluruh rencana pemasaran, mungkin dengan iklan dan beberapa pemasaran langsung sebagai alat bantu.
Kiat
-
Gunakan program perangkat lunak untuk melacak rencana Anda; merencanakan suatu acara membutuhkan keterampilan organisasi yang sangat baik. Beri pengawas kabar harian atau mingguan kemajuan Anda sehingga mereka mengetahui apa yang sedang terjadi.
Peringatan
Jangan mencoba menjejalkan persiapan Anda terlalu dekat dengan acara. Beri diri Anda waktu yang Anda butuhkan untuk membuatnya sukses.
