Pada 1980-an dan 1990-an, hanya perusahaan menengah dan besar yang mampu membeli sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang mahal. Program-program ini membutuhkan komputer mainframe besar dan programmer yang sangat terampil untuk mengoperasikan dan memeliharanya. Saat ini, hampir semua perusahaan tidak hanya mampu, tetapi membutuhkan, sistem informasi sumber daya manusia. Bahkan perusahaan dengan kurang dari 10 karyawan dapat membeli program HRIS dasar yang dapat diinstal pada komputer desktop untuk mengotomatisasi proses sumber daya manusia dasar.
Apa itu HRIS?
Pada dasarnya, HRIS adalah database atau kombinasi dari database yang berbagi informasi. Misalnya, database perekrutan karyawan menangkap semua informasi yang terkait dengan lamaran pekerjaan. Ketika bisnis mempekerjakan karyawan baru, informasi demografis dasar orang tersebut dibagikan dengan modul HRIS lain sehingga anggota staf SDM tidak perlu memasukkan kembali data.
Mengotomatiskan dan Memperlancar Proses
HRIS memiliki tiga komponen dasar - informasi karyawan, penggajian dan tunjangan. Ini mewakili fungsi bisnis inti dari departemen sumber daya manusia organisasi. HRIS membantu mengotomatisasi dan merampingkan proses-proses ini, yang membebaskan staf SDM untuk melakukan pekerjaan proyek dan mengatasi masalah. Misalnya, karyawan menggunakan nomor identifikasi atau "menggesek" kartu identitas karyawan untuk check in setiap pagi pada jam waktu elektronik yang secara otomatis mentransfer data ke HRIS. Ini menghilangkan kebutuhan staf penggajian untuk secara manual memasukkan jam kerja karyawan dari kartu waktu kertas ke dalam sistem penggajian.
Proses lamaran kerja adalah contoh lain yang baik tentang bagaimana HRIS dapat mengurangi biaya. Di banyak perusahaan, kandidat melamar pekerjaan melalui Internet. Ini berarti staf SDM tidak lagi harus menangani, menyortir, dan meneruskan aplikasi secara fisik ke departemen yang sesuai.
Dukungan Pelaporan dan Keputusan
Karena proses SDM dasar otomatis dan semua informasi yang diperlukan disimpan dalam basis data yang terhubung, HRIS menyederhanakan pelaporan dan kegiatan pendukung keputusan manajemen. Sebagian besar sistem mencakup beragam laporan SDM standar yang dapat digunakan untuk mengelola bisnis dan rencana masa depan, seperti, kompensasi berdasarkan periode pembayaran dan tahun-ke-tanggal, pendaftaran manfaat, serta waktu dan kehadiran karyawan. Banyak sistem SDM akan memungkinkan pengguna untuk mengembangkan laporan ad hoc untuk menganalisis masalah tertentu atau mengidentifikasi tren untuk membantu manajemen dalam perencanaan strategis.
Dukungan Kepatuhan Hukum
Sistem-sistem ini menghasilkan laporan dan dokumentasi yang diperlukan oleh lembaga-lembaga negara bagian dan federal, seperti W-2 Upah dan Pernyataan Pajak, Komisi Kesempatan Kerja yang Setara dengan EEO-1, Rincian Detail dan Ringkasan Pengusaha, dan Laporan Cedera dan Penyakit Departemen Tenaga Kerja (OSHA 301 Melaporkan).
HRIS dapat membantu bisnis dengan perjanjian kerja yang dinegosiasikan dengan memasukkan persyaratan perjanjian ke dalam operasi sehari-hari, seperti melacak senioritas untuk tujuan promosi, PHK dan kenaikan gaji. Teknologi informasi juga membantu Departemen SDM memantau keluhan karyawan dan masalah kinerja.
Tautan HRIS
Bergantung pada kecanggihan sistem, program HRIS akan memungkinkan untuk berbagi data dan integrasi dengan sistem bisnis penting lainnya, seperti keuangan dan manajemen rantai pasokan. Selain itu, beberapa sistem dapat menyediakan tautan jaringan ke operator asuransi kesehatan dan administrator dana pensiun mereka. Hal ini memungkinkan majikan dan operator asuransi atau administrator dana untuk berbagi informasi karyawan dengan cepat dan mudah.
HRIS juga menghubungkan departemen sumber daya manusia perusahaan dengan para manajer dan karyawannya. Menggunakan Intranet - jaringan komputer pribadi yang aman yang dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan - karyawan dapat memasuki jam kerja mereka, mendaftar dalam program tunjangan atau kursus pendidikan berkelanjutan dan menerima komunikasi dari departemen SDM.
