Sistem manajemen sumber daya manusia dapat berbentuk sistem manajemen informasi. Organisasi menggunakan HRMS untuk mengelola informasi tentang tenaga kerjanya. Informasi ini membantu manajer dan profesional SDM membuat keputusan terkait karyawan. Tanpa informasi yang tepat tersedia untuk pembuat keputusan, HRMS memiliki beberapa aplikasi di luar pencatatan dan pelaporan.
Akses yang tidak sah
Ketika suatu organisasi mengumpulkan data pribadi tentang karyawannya dalam HRMS, risiko keamanan tertentu mungkin timbul. Suatu organisasi mengeluarkan dana untuk mengamankan informasi pribadi karyawan dari ancaman internal dan eksternal. Salah satu kelemahan HRMS elektronik adalah bahwa organisasi harus mengumpulkan informasi tentang siapa yang mengakses informasi pribadi karyawan. Data ini memerlukan tindak lanjut dengan proses audit, yang dapat mengakibatkan pendisiplinan atau penuntutan karyawan yang mengakses data karyawan tanpa otorisasi atau tanpa tujuan resmi.
Pengetahuan khusus
Kebutuhan akan kontrol data merupakan kelemahan potensial lain dari HRMS. Kontrol data ini meluas melampaui akses tidak sah informasi pribadi karyawan. Organisasi yang menggunakan HRMS seperti PeopleSoft harus mempekerjakan staf teknisnya sendiri untuk memprogram, memecahkan masalah, memperbarui, dan mendukung sistem. Sementara HRMS dapat membantu organisasi mengurangi biaya personil SDM, itu dapat meningkatkan persyaratan untuk staf teknis dengan pengetahuan khusus untuk solusi HRMS.
Kesalahan Entri Data
HRMS juga hanya sebaik programmer manusia dan pengguna akhir. Orang-orang dengan akses tingkat tinggi, seperti orang yang memperbarui file master SDM, dapat memasukkan informasi yang salah dengan sengaja atau karena kesalahan. Jika data diperbarui secara tidak benar, diubah atau hilang, suatu organisasi dapat menghadapi denda pemerintah dan biaya lainnya yang terkait dengan kerusakan pada file master SDM. Pilih sistem dengan banyak kontrol internal sehingga satu karyawan tidak dapat membuat perubahan pada file master perusahaan Anda.
