Tidak setiap karyawan memenuhi harapan. Ketika ini terjadi, Anda harus menulis surat disiplin atau secara resmi memberhentikan orang tersebut secara tertulis. Beberapa karyawan mungkin jauh dari harapan Anda sehingga Anda menjadi marah, tetapi Anda masih harus menulis surat disipliner dengan nada profesional karena surat itu adalah catatan perusahaan dan cara Anda mencerminkan perusahaan. Jangan memperparah kurangnya profesionalisme karyawan dengan bertindak sendiri dengan cara yang tidak profesional.
Ketikkan tanggalnya. Lewati satu baris, dan ketikkan nama karyawan dan alamat rumahnya pada baris yang berbeda. Lewati baris tambahan dan ketik "Dear Mr./Ms. (Nama belakang)" diikuti oleh titik dua. Bahkan jika Anda menggunakan nama depan bersama karyawan tersebut, Anda harus berusaha ekstra untuk menjadi profesional dalam situasi di mana karyawan tersebut membutuhkan disiplin. Menggunakan nama belakang juga membantu Anda menciptakan jarak, yang bermanfaat ketika berita negatif.
Mulailah surat itu dengan menjelaskan kepada karyawan bahwa kinerjanya di tempat kerja tidak memenuhi harapan, dan kemudian merinci masalah dengan kinerjanya secara profesional dan tidak emosional. Jika berlaku, cantumkan tanggal dan waktu insiden besar seperti keterlambatan atau kecelakaan. Lihat aturan spesifik apa pun yang dilanggar karyawan.
Jelaskan apa yang akan terjadi selanjutnya. Jika Anda mendisiplinkan karyawan, jelaskan bahwa ini adalah peringatan pertamanya dan bahwa pelanggaran selanjutnya akan pantas untuk peringatan lebih lanjut dengan konsekuensi yang lebih parah, seperti penangguhan atau pemecatan. Jika Anda memberhentikan karyawan, berikan tanggal efektif untuk pemutusan hubungan kerja dan informasi lebih lanjut yang dia butuhkan, seperti ketika Anda mengharapkannya mengosongkan kantornya.
Berikan informasi kontak seandainya ia memiliki pertanyaan, dan uraikan proses banding jika ada. Berterimakasihlah kepada karyawan atas kerja samanya, dan jika perlu, katakan padanya Anda berharap dia baik di masa depan.
Tutup surat dengan mengetikkan "Hormat," dan lewati tiga spasi baris. Ketikkan nama Anda. Cetak surat pada kop surat perusahaan dan tandatangani nama Anda di atas nama yang Anda ketikkan.
