Diundangkan pada tahun 1993, Family Medical Leave Act melindungi pekerjaan karyawan tertentu yang harus mengambil cuti yang tidak dibayar untuk merawat anak yang baru lahir atau anak angkat atau anggota keluarga yang sakit parah. FMLA juga melindungi pekerjaan karyawan yang sendiri sakit parah atau cedera, dan harus mengambil cuti untuk pulih. Sifat medis dari sebagian besar permintaan FMLA memicu masalah privasi dan kerahasiaan yang perlu diingat oleh pemberi kerja.
Komunikasi Informasi Medis
Beberapa informasi medis tidak dapat dirahasiakan sepenuhnya. Agar cuti FMLA disetujui, misalnya, pemberi kerja harus meninjau rekomendasi dokter berdasarkan kondisi kesehatan yang serius. Departemen Tenaga Kerja merekomendasikan penggunaan formulir standar untuk rekomendasi dokter untuk FMLA. Formulir ini memungkinkan dokter untuk memberikan rincian kondisi, termasuk lamanya cuti yang diperlukan. Formulir ini tersedia online dari situs web Departemen Tenaga Kerja.
Akses ke Informasi Medis
Akses ke catatan medis diatur oleh Undang-Undang Informasi dan Akuntabilitas Kesehatan. Tindakan tersebut secara ketat mengatur siapa yang memiliki akses ke informasi medis yang darinya identitas individu dapat ditentukan. HIPAA seimbang untuk memberikan informasi kepada petugas kesehatan untuk mengizinkan mereka melakukan pekerjaan mereka, dan dalam keadaan lain, seperti permintaan FMLA. Namun, undang-undang tersebut mengharuskan akses ke catatan medis sangat terbatas. Sebagai pemberi kerja yang tunduk pada FMLA, Anda harus membatasi akses ke catatan medis ini hanya untuk karyawan yang ditunjuk yang benar-benar harus memiliki akses karena alasan bisnis yang bonafide.
Penyimpanan Informasi Medis
Sebagai majikan, Anda harus melindungi informasi medis karyawan dari mereka yang tidak ditunjuk untuk mengaksesnya. Semua catatan medis harus disimpan secara terpisah dari file personel. File medis yang terkait dengan permintaan FMLA harus disimpan di lemari file yang terkunci yang hanya dapat diakses oleh karyawan yang ditunjuk. Saat mengirim faks dan menyalin informasi medis karyawan, protokol harus dibuat dan dipantau dengan ketat untuk memastikan privasi karyawan. Misalnya, jika formulir data medis tidak sengaja tertinggal di mesin fotokopi dan kemudian dilihat oleh orang yang tidak berwenang, perusahaan Anda yang bertanggung jawab atas pelanggaran privasi, bukan karyawan yang bersalah.
Kekhawatiran Majikan
Seringkali dalam situasi FMLA, pengusaha membutuhkan akses ke catatan medis karyawan mereka. HIPAA menyediakan bagi karyawan untuk memberikan otorisasi tertulis kepada pengusaha untuk mengakses hanya catatan-catatan yang berkaitan dengan kondisi di mana cuti FMLA diminta, tanpa memberikan izin resmi untuk mengakses semua catatan medis. Pengusaha dapat meminta pendapat kedua berdasarkan rekomendasi dokter untuk FMLA dan juga dapat menghubungi dokter secara langsung dan mendiskusikan kondisinya. Diskusi semacam itu juga harus disahkan oleh karyawan. Karyawan yang mencari FMLA harus memberikan dokumentasi yang memadai dan karenanya kemungkinan besar akan memberikan otorisasi ini.
