Keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi seringkali tergantung pada kemampuannya untuk berkomunikasi dengan anggotanya, menurut Departemen Komunikasi di California State University. Teknologi baru, dicampur dengan audiens yang beragam secara budaya, telah meningkatkan pentingnya komunikasi organisasi, tetapi juga membuat bidang ini lebih kompleks. Memahami beberapa hambatan umum dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk berkomunikasi.
Struktur cacat
Audiens membutuhkan struktur untuk memahami suatu pesan, dan banyak komunikasi hancur karena mereka tidak memiliki organisasi yang tepat, menurut Lee Hopkins, yang telah menulis lebih dari 130 artikel tentang komunikasi bisnis. Struktur sangat penting, karena tanpa pendahuluan, isi dan penutup, audiens akan mengalami kesulitan dalam mempertahankan, mengingat, dan memproses informasi. Aturan-aturan ini berlaku untuk komunikasi apa pun, mulai dari email hingga presentasi publik, dan untuk audiens dengan ukuran berapa pun.
Asumsi
Dua asumsi komunikasi yang umum mengeja bencana untuk keberhasilan komunikasi organisasi. Seseorang menganggap bahwa semua anggota organisasi memiliki basis pengetahuan yang sama dengan pengirim pesan. Yang lain berpikir bahwa informasi akan menyebar secara akurat dan efektif dengan sendirinya setelah hanya satu atau dua anggota yang menerimanya. Perpustakaan Manajemen Gratis, panduan online artikel-artikel kepemimpinan, merekomendasikan agar manajemen berkomunikasi secara proaktif, bijaksana, dan strategis dengan para anggotanya. Rekomendasi khusus dari Perpustakaan Manajemen Gratis mencakup mengadakan pertemuan rutin antara karyawan dan pemimpin serta antara berbagai departemen. Kiat lain termasuk memberikan salinan deskripsi pekerjaan kepada karyawan, buku pegangan karyawan, dan materi penting perusahaan lainnya.
Ketergantungan yang berlebihan pada Teknologi
Terlalu banyak ketergantungan pada teknologi baru seperti SMS, Twitter atau situs media sosial lainnya dapat berarti bahwa tidak semua anggota organisasi benar-benar mendapatkan pesan tersebut. Misalnya, blog yang keren tidak akan bermanfaat bagi anggota yang harus menyelesaikan tugas tanpa akses Internet. Jim Shaffer, penulis "The Leadership Solution," merekomendasikan bahwa mereka yang bertanggung jawab untuk komunikasi organisasi meninjau rencana mereka untuk memastikan mereka menggunakan metode yang memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan dan karyawan, alih-alih mengandalkan format yang trendi atau menarik.
Terlalu banyak informasi
Salah langkah umum lainnya adalah meyakini bahwa menambahkan detail demi detail pada komunikasi akan membuatnya lebih persuasif ketika, pada kenyataannya, terlalu banyak informasi dapat mematikan audiens. Kesederhanaan adalah kunci untuk menciptakan komunikasi organisasi yang tetap dengan audiens. Tidak peduli seberapa besar Anda menyukai produk, memahami ide atau memiliki pengalaman dengan industri, tetap berpegang pada dua atau tiga poin utama, alih-alih berbicara atau menulis tentang semua yang Anda tahu, untuk menyampaikan pesan Anda.
Lupa Tentang Nonverbal
Mereka yang bertanggung jawab untuk komunikasi organisasi harus memperhatikan sinyal nonverbal yang dapat meningkatkan pesan yang disiapkan atau sepenuhnya mengurangi atau mengubah maknanya. Dalam budaya Barat, kontak mata, postur tubuh yang tepat dan pakaian yang sesuai dengan situasi menunjukkan bahwa pengirim pesan tertarik, hormat, tulus dan kredibel, menurut mindtools.com.
