Pertemuan motivasi yang dirancang dengan baik dan dirancang dengan baik dapat memberikan dorongan kepada karyawan untuk mencapai tujuan bisnis. Rapat motivasi dapat membantu memacu karyawan untuk memenuhi tujuan penjualan yang baru ditetapkan atau pulih dari kuartal yang lambat. Sebelum mempelajari perencanaan rapat, tentukan anggaran untuk itu. Jika Anda tidak yakin berapa banyak yang dapat Anda belanjakan, mintalah perwakilan akuntansi untuk mendapatkan laporan terbaru tentang anggaran departemen Anda untuk rapat dan acara.
Jadilah Perhatian
Pertimbangkan iklim kerja dan kebutuhan karyawan saat menjadwalkan rapat motivasi. Jika karyawan menjawab beberapa bos, bicaralah dengan kepala departemen lain untuk memastikan pertemuan itu tidak mengganggu tugas-tugas lain. Hindari menjadwalkan rapat motivasi ketika karyawan memiliki beban kerja yang sangat berat. Usahakan untuk tidak merencanakannya pada Jumat sore, ketika karyawan terganggu pada akhir pekan, atau Senin pagi, ketika karyawan masih menyesuaikan diri dengan alur kerja mereka. Jika Anda perlu menjadwalkan pertemuan selama waktu sibuk, rencanakan untuk tetap singkat dan to the point. Untuk memastikan ruang pertemuan tidak dipesan dua kali lipat saat Anda membutuhkannya, beri tahu departemen administrasi perusahaan Anda atau pesan melalui sistem penjadwalan.
Sediakan Makanan
Pepatah lama "jika Anda memberi mereka makan, mereka akan datang" terutama berlaku pada fungsi kerja. Menyediakan makanan mengomunikasikan kepada karyawan bahwa rapat itu penting dan mereka dihargai. Ini mendorong mereka untuk menghadiri dan meningkatkan rentang perhatian mereka. Anda masih dapat menyediakan makanan bahkan jika Anda tidak memiliki anggaran besar. Karyawan akan mengharapkan spread yang lebih besar pada waktu makan, jadi jangan menjadwalkan dekat dengan makan siang dan makan malam jika Anda tidak mampu menjadi tuan rumah makan lengkap. Alih-alih, sediakan donat dan kopi untuk rapat pagi atau camilan lezat di sore hari.
Kerjakan pekerjaan rumah Anda
Konten motivasi spesifik untuk pertemuan Anda akan tergantung pada topik dan konteks bisnis. Apa pun situasinya, sedikit riset dapat memberikan dampak besar pada pertemuan Anda. Bacalah laporan kemajuan perusahaan dan dokumen umpan balik untuk menemukan di mana karyawan frustrasi, berjuang atau kurang motivasi. Catat garis besar pertemuan dan semua poin yang ingin Anda atasi. Atur poin menjadi tiga konsep utama, yang akan lebih mudah bagi karyawan untuk mencerna dan mengingat. Sebagai contoh, tiga konsep bisa jadi "di mana kita pernah, di mana kita berada dan ke mana kita harus pergi."
Bicaralah dengan Hormat
Di atas segalanya, jujur, jujur, dan tulus dengan karyawan Anda. Hindari pidato yang penuh bunga dan taktik emosional yang bisa dianggap tidak otentik. Sebaliknya, berdayakan karyawan Anda dengan mengingatkan mereka tentang semua yang telah mereka capai. Misalnya, Anda dapat menggunakan slide power point yang menyoroti pencapaian dan peningkatan paling signifikan yang telah dilakukan tim selama periode keuangan terakhir untuk membantu memotivasi mereka agar terus meningkat. Dorong karyawan untuk berpartisipasi dalam proses penetapan tujuan departemen atau perusahaan. Di akhir pertemuan, tunjukkan penghargaan Anda untuk pekerjaan mereka dan komunikasikan keyakinan tulus Anda bahwa mereka dapat mencapai atau melampaui tujuan kerja.
