Jika Anda memiliki masalah dengan perusahaan asuransi Anda, menempatkan sisi cerita Anda secara tertulis dalam bentuk surat keluhan dapat menjadi cara yang efektif untuk mengatasi masalah tersebut. Sebuah surat memungkinkan Anda untuk menjabarkan spesifik masalah Anda, referensi informasi terkait dan membuat jejak kertas.
Ketahui Hak Anda
Bacalah buku pedoman polis Anda dan baca tentang hak-hak Anda sebagai pemegang polis. Cari bagian-bagian yang berhubungan dengan keluhan Anda sehingga Anda dapat merujuknya dalam surat Anda. Jika surat Anda membahas keengganan perusahaan untuk membayar klaim yang katanya tidak tercakup, temukan bukti untuk mendukung argumen Anda di buku pegangan. Misalnya, “Meskipun Anda menolak klaim yang diajukan untuk tes darah tahunan rutin, pada halaman 13, bagian C dari buku pegangan ini, ia jelas menyatakan dalam paragraf dua bahwa tes darah tahunan rutin merupakan manfaat tertutup dari kebijakan ini. Saya melampirkan fotokopi bagian ini untuk referensi Anda."
Jadilah spesifik
Jelaskan secara spesifik tentang semua yang Anda tulis. Jika Anda berbicara dengan perwakilan perusahaan yang kasar dan tidak membantu, jangan hanya menulis keluhan umum yang mengatakan bahwa karyawan itu kasar - uraikan secara terperinci. Misalnya, “Saya menelepon saluran layanan pelanggan Anda pada 5 Januari 2015 dan berbicara dengan Wanda Smith tentang klaim # 12345. Ketika saya memperdebatkan tagihan, yang tidak mencerminkan deductible saya, Wanda mengatakan saya bodoh dan saya harus tutup mulut dan membayar jumlah yang harus dibayar. Saya menemukan ini sebagai perilaku tidak profesional yang dengan buruk mewakili citra yang coba dipromosikan perusahaan Anda. ”
Tetap berpegang pada Pedoman
Semua perusahaan asuransi memiliki proses yang berbeda untuk mengajukan pengaduan. Anda mungkin dapat menemukannya di manual kebijakan Anda, di situs web perusahaan atau dengan menghubungi nomor telepon layanan pelanggan organisasi. Untuk hasil terbaik, ikuti panduan pengiriman surat untuk memastikan korespondensi Anda sampai ke departemen yang tepat dan ditangani tepat waktu. Sertakan nama dan nomor polis Anda pada semua dokumen, gunakan referensi atau nomor klaim yang sesuai dan selalu kirimkan salinan - simpan bersama dokumen asli Anda.
Sertakan Lampiran
Kapan pun Anda berurusan dengan perusahaan asuransi, catat semua korespondensi, percakapan telepon, dan dokumen yang berkaitan dengan kasus Anda. Misalnya, perkiraan untuk perbaikan mobil atau rumah, catatan medis, dan laporan penilaian untuk barang dagangan yang berharga. Simpan juga log yang merinci saat Anda mengirim dan menerima surat serta nama dan ekstensi orang yang Anda ajak bicara. Saat Anda menulis surat keluhan, Anda akan dapat menggunakan semua data Anda untuk mendukung kasus Anda, melampirkan salinan dokumen terkait yang diperlukan.
Buat itu mudah
Nyatakan dengan jelas apa yang ingin Anda capai dengan surat Anda dan memudahkan perusahaan asuransi untuk mematuhinya. Misalnya, "Saya ingin Anda menghubungi kantor dokter saya di nomor berikut dan memperbaiki kesalahan penagihan yang diuraikan dalam korespondensi saya sebelumnya." Jika ada batas waktu untuk mengajukan banding, patuhi itu. Kirim surat Anda melalui surat bersertifikat untuk memastikan surat itu diterima. Jika Anda tidak mendapat jawaban atau tidak dapat menyelesaikan masalah Anda dengan surat Anda, hubungi komisaris asuransi negara Anda.
