Kontrol internal adalah kebijakan yang dibuat untuk mencegah pencurian, dan kerusakan pada, aset berharga perusahaan. Aset berwujud, seperti properti nyata, peralatan produktif, inventaris, dan uang tunai, dapat menjadi tantangan untuk tetap aman setiap saat, tetapi membiasakan diri dengan kontrol internal untuk mengelola aset berwujud dapat membantu menjaga keamanan properti Anda.
Akses Terkendali
Kontrol akses ke area utama operasi Anda, seperti fasilitas penyimpanan inventaris, ruang kas dan ruang peralatan, dengan kunci atau pos pemeriksaan keamanan. Tersedia sistem elektronik yang memungkinkan Anda membatasi akses ke area sensitif ke personel yang ditunjuk tanpa menggunakan kunci tradisional. Sistem ini memiliki kemampuan untuk menyimpan catatan yang digunakan karyawan untuk mengakses area tertentu pada waktu tertentu.
Masalah Delegasi
Hanya mendelegasikan kegiatan yang melibatkan akses terbuka ke inventaris, uang tunai, dan barang berharga lainnya kepada karyawan Anda yang paling tepercaya. Menurut Montana.edu, manajer tidak boleh mengizinkan siapa pun untuk menandatangani nama manajer ketika berhadapan dengan pemasok, distributor, atau pelanggan, dan tidak boleh mengizinkan karyawan mana pun mengendalikan, atau paparan secara eksklusif, aktivitas pengiriman atau penanganan uang tunai.
Masalah keamanan
Perhatian disiplin terhadap detail sangat penting untuk keamanan aset berwujud Anda. Kunci, gerbang, dan amankan lokasi Anda dengan seksama setelah setiap hari kerja, dan gunakan kamera pengintai untuk merekam penyusup atau aktivitas mencurigakan. Lakukan setoran bank sesering mungkin, dan simpan uang tunai sebanyak yang diperlukan.
Jalur Akses
Rekam akses ke area sensitif bila memungkinkan. Menurut siterooms.com, catatan akses adalah kunci untuk kontrol internal yang efektif. Menyimpan catatan elektronik tentang akses ke area terlarang. Mengharuskan kasir untuk masuk ke register kas dengan ID unik, dan tidak mengizinkan berbagi register kas. Mengharuskan karyawan untuk menandai inisial mereka pada penerimaan setoran bank, formulir pengiriman, kaset, dan dokumen kontrol lainnya.
Audit Fisik
Lakukan audit teratur dan acak atas inventaris, peralatan, dan rekening bank Anda untuk mengetahui aktivitas mencurigakan sejak dini. Pertimbangkan untuk menggunakan perusahaan audit pihak ketiga untuk memastikan keandalan hasil audit.
Jangan izinkan karyawan mengaudit area tanggung jawab mereka sendiri. Misalnya, jangan izinkan seorang karyawan yang bertugas menerima pengiriman untuk mengaudit inventaris bahan baku, dan jangan izinkan karyawan yang membuat setoran bank untuk mengaudit laporan bank dan catatan kasir.
Transparansi
Konsep dan teknik yang disebutkan di atas dapat membantu dalam pencegahan kerugian dan kerusakan, tetapi membuat kebijakan pengendalian internal Anda sepenuhnya transparan kepada karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis dapat berfungsi untuk mencegah terjadinya hal-hal yang terjadi. Misalnya, beri tahu karyawan Anda bahwa akses ke area terlarang dicatat; beri tahu pelanggan bahwa tempat Anda dipantau oleh pengawasan video; dan beri tahu pemasok Anda kebijakan audit internal Anda.
