Manajemen kas pusat mengacu pada praktik berurusan dengan semua transaksi keuangan dari satu lokasi, daripada meninggalkan transaksi keuangan di tangan masing-masing lokasi. Misalnya, perusahaan Anda mungkin memilih untuk menjalankan semua transaksi keuangan dari kantor utama di Seattle, daripada membiarkan kantor satelit di seluruh negara untuk menangani keuangan secara individual. Meskipun manajemen kas sentral memberikan beberapa keuntungan, seperti peningkatan pengawasan keuangan, hal itu juga menciptakan kerugian.
Ketidakcocokan Perangkat Lunak Selama Ekspansi
Meskipun perusahaan perangkat lunak telah mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan komplikasi yang timbul ketika berbagai program mencoba untuk berbicara satu sama lain, masalah interoperabilitas masih mengganggu bisnis. Masalah ini sering terbukti sangat bermasalah selama merger. Jika perusahaan Anda memperoleh bisnis lain yang menjalankan perangkat lunak akuntansi atau pembukuan yang berbeda, menerapkan manajemen kas terpusat pada bisnis tersebut seringkali berarti perombakan total infrastruktur TI keuangan bisnis lainnya. Perbaikan seperti itu membutuhkan waktu, tenaga, dan biaya.
Peningkatan Dampak Gangguan Perangkat Lunak
Dengan asumsi bahwa tidak ada yang salah dengan sistem manajemen kas Anda, karyawan harus menerima gaji mereka seperti jam. Beberapa sistem komputer dan paket perangkat lunak tetap bebas masalah selama masa pakainya. Pembaruan perangkat lunak dan bahkan firmware yang salah dapat merusak program, memakan data, dan membekukan sistem. Selain itu, kesalahan pengguna dalam mengelola atau memanipulasi perangkat lunak manajemen kas atau bahkan data dapat menunda pembayaran untuk setiap karyawan dan semua vendor Anda. Manajemen kas terdistribusi dan berbasis kertas juga menderita masalah kesalahan pengguna, tetapi membatasi masalah pada kelompok yang lebih kecil atau fasilitas tunggal, daripada seluruh organisasi Anda.
Penyesuaian untuk Beberapa Zona Waktu
Manajemen kas pusat menciptakan potensi masalah waktu jika bisnis Anda bekerja di berbagai zona waktu atau internasional. Dengan asumsi bisnis Anda membayar semua karyawan pada tanggal yang sama, sistem Anda harus memperhitungkan ketika bank berhenti memproses transaksi di semua zona waktu yang relevan, dan mengakomodasi waktu pembayaran untuk karyawan yang bekerja di seluruh garis tanggal internasional. Daripada mengirim satu pembayaran massal, seperti yang akan Anda lakukan jika semua karyawan hidup secara lokal, bisnis Anda harus mengelola beberapa pembayaran massal dalam rentang jam.
Pertimbangan Lainnya
Banyak bisnis kecil menggunakan manajemen kas pusat secara default karena bisnis hanya memiliki satu lokasi. Jika Anda memutuskan untuk memperluas tetapi tidak menerapkan manajemen kas pusat pada saat itu, Anda dapat memposisikan bisnis Anda untuk perubahan di masa mendatang dengan menginstal perangkat lunak yang sama di semua lokasi Anda. Itu menghilangkan masalah interoperabilitas sebelum dimulai dan berarti Anda dapat mengimpor data sesuka hati dari salah satu lokasi bisnis Anda. Mempertahankan sistem manajemen kas terdistribusi mempersulit pekerjaan petugas keuangan Anda, karena mereka harus mengumpulkan dan menilai informasi keuangan dari semua sumber untuk menentukan kedudukan keuangan bisnis Anda.
