Setelah eksekutif puncak perusahaan menyetujui rencana tahunan, proses implementasi dimulai. Implementasi yang tepat mengharuskan semua anggota organisasi tahu apa yang diharapkan dari mereka. Jika rencana itu dibangun dengan benar, setiap departemen akan dilengkapi dengan sumber daya manusia dan keuangan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan rencana. Implementasi rencana dimulai dari puncak organisasi dan menyaring hingga ke setiap karyawan.
Implementasi Berarti Berubah
Rencana perusahaan adalah pernyataan perubahan. Ini menggambarkan perubahan pada struktur organisasi, strategi bisnis, tingkat personalia, pengeluaran anggaran - bahkan dalam beberapa kasus perubahan dalam produk yang ditawarkan perusahaan atau pasar yang dilayani perusahaan. Perubahan bisa meresahkan orang-orang dalam suatu organisasi. Implementasi rencana yang sukses melibatkan menjelaskan perubahan-perubahan ini secara logis sehingga alasan perubahan dipahami.
Tujuan Transmisi
Rencana perusahaan akan mencakup sasaran untuk setiap departemen atau area fungsional. Beberapa sasaran akan bersifat finansial, seperti kuota penjualan untuk departemen pemasaran. Yang lain akan lebih kualitatif, seperti menurunkan keluhan pelanggan hingga 25 persen. Mengkomunikasikan tujuan untuk masing-masing kepala departemen - dan memunculkan kerja sama penuh mereka - memulai implementasi rencana dengan baik. Setiap manajer harus melihat bagaimana mencapai tujuan individu sesuai dengan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
Memprioritaskan dan Mengatur Tanggal Jatuh Tempo
Manajer harus memutuskan tugas departemen mana yang harus diselesaikan, memprioritaskan tugas ini dan menjadwalkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas yang harus diselesaikan. Implementasi yang sukses mengasumsikan arsitek dari rencana tersebut tahu apa yang mampu dicapai oleh masing-masing departemen selama periode waktu tertentu. Tanggal jatuh tempo yang tidak realistis menyebabkan frustrasi dan pada akhirnya dapat menurunkan produktivitas.
Menugaskan Tanggung Jawab
Implementasi dari rencana tersebut mensyaratkan bahwa setiap orang - bukan hanya personel tingkat manajemen - dalam organisasi tahu apa tugasnya di bawah rencana baru. Personel pengawas diberikan tujuan dan tanggung jawab pertama, kemudian memecahnya menjadi tanggung jawab untuk setiap individu yang melapor kepada mereka.
Kerjasama Departemen
Perusahaan seperti mesin dengan banyak bagian yang bergerak. Mereka semua harus bekerja dalam sinkronisasi agar alat berat bekerja dengan efisiensi tinggi. Setiap departemen dalam perusahaan membutuhkan input, informasi, dan upaya dari departemen lain. Bagian dari implementasi rencana yang sukses adalah memastikan jalur komunikasi terbuka antar departemen sehingga mereka dapat mengoordinasikan tanggung jawab dan tenggat waktu mereka, dan semangat kerja tim dipupuk.
Mekanisme Pelaporan dan Umpan Balik
Seiring berjalannya waktu, hasil keuangan aktual diukur terhadap yang ada dalam rencana. Variasi negatif dalam rencana memerlukan perhatian segera sebelum masalah menjadi lebih buruk. Menganalisis mengapa varians ini terjadi memungkinkan manajemen puncak untuk menyesuaikan strategi bisnis, termasuk pengeluaran, agar perusahaan kembali ke jalurnya untuk mencapai perkiraan pendapatan dan laba.
