Perangkat lunak manajemen kontrak dirancang untuk meningkatkan efisiensi bagi administrator kontrak yang ditugaskan untuk mengembangkan dan memelihara alur kerja yang besar dari kontrak pemasok dan vendor. Ini memberikan solusi digital dan lokasi terpusat untuk mengelola kontrak. Berbagai macam program perangkat lunak manajemen kontrak tersedia di pasar dan masing-masing akan menawarkan serangkaian fitur yang berbeda.
Kembangkan database templat kontrak boilerplate. Perangkat lunak manajemen kontrak umumnya memiliki kemampuan untuk menyimpan kategori umum kontrak boilerplate yang berfungsi sebagai kontrak boilerplate untuk negosiasi baru. Kategorikan basis data kontrak untuk membantu administrator mengelola sejumlah besar vendor dan kontrak pemasok untuk pengadaan berbagai barang dan jasa.
Lacak perubahan pada kontrak. Selama tahap negosiasi kontrak, aplikasi manajemen kontrak dapat memberikan administrator kemampuan untuk menilai perubahan historis pada kontrak. Ini dapat membantu ketika mengevaluasi proses negosiasi kontrak, seperti mengidentifikasi jenis konsesi yang dibuat selama negosiasi. Selain itu, aplikasi perangkat lunak biasanya mencakup sistem kalender dengan ticklers, alat untuk berbagi informasi dengan pihak di seluruh perusahaan, dan kemampuan untuk menjadwalkan dan mengembangkan agenda untuk pertemuan terkait dengan kontrak tertentu.
Lacak kinerja kontrak. Persyaratan kinerja kontrak dapat berupa fitur yang dilacak melalui program perangkat lunak kontrak. Ketika persyaratan kinerja utama selesai, ini dapat dicatat sebagai fitur dalam perangkat lunak manajemen kontrak. Ini membantu administrator untuk mengidentifikasi kontrak yang perlu perhatian, misalnya, ketika persyaratan kinerja tidak disampaikan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Kelola kontrak yang dihentikan. Perangkat lunak manajemen kontrak memberikan kesempatan kepada administrator untuk menandai kontrak yang diakhiri. Kontrak dapat diakhiri karena berbagai alasan. Ini biasanya karena non-kinerja. Melacak informasi ini dapat membantu dalam melakukan penilaian data kuantitatif. Misalnya, sebuah organisasi mungkin ingin melihat penyebab berulang untuk pemutusan kontrak dan bahkan mengidentifikasi departemen yang menghasilkan kontrak yang paling banyak diakhiri.
Kelola kontrak tertutup. Audit organisasi terhadap kinerja kontrak pada kontrak tertutup mungkin termasuk memberikan peringkat kinerja pemasok. Data kuantitatif tersedia dari perangkat lunak manajemen kontrak membuatnya lebih mudah untuk menghasilkan laporan data kuantitatif yang dapat digunakan untuk evaluasi. Selain itu, laporan dapat dihasilkan tentang jumlah total kontrak tertutup selama periode tertentu, termasuk penilaian keuangan untuk tujuan penganggaran.
Peringatan
Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk memastikan bahwa fitur perangkat lunak manajemen kontrak mematuhi persyaratan hukum kontrak di negara bagian yang mengatur kontrak.
