Pemenuhan pesanan yang lambat dapat menurunkan kualitas layanan pelanggan yang dapat diberikan perusahaan Anda. Layanan pelanggan yang berkualitas lebih rendah pada akhirnya akan mempengaruhi garis bawah keuangan bisnis Anda. Mendapatkan persetujuan untuk pesanan pembelian yang diproses secepat dan seefisien mungkin berarti perusahaan Anda akan memiliki persediaan yang diperlukan untuk menjaga agar segala sesuatu tetap mengalir pada waktu yang tepat. Menggunakan klien email Microsoft Outlook untuk mengirim permintaan persetujuan pesanan pembelian dapat membantu merampingkan proses pemesanan persediaan atau barang grosir sambil tetap memastikan bahwa Anda mengikuti prosedur pembelian yang tepat.
Mempersiapkan Pesanan Pembelian
Buka halaman templat "Pembelian dan Penjualan" Microsoft Office dan pilih templat. Pastikan Anda dapat membuka, mengedit, dan menyimpan templat di sebuah program di komputer Anda. Buat template menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word atau program lain yang berlaku.
Pilih "Buka" ketika Anda mengklik tombol "Unduh" untuk templat yang Anda pilih untuk membuka templat di program yang ditunjuk. Kustomisasi templat untuk memenuhi kebutuhan Anda dan simpan ke komputer Anda.
Buat dan simpan template kustom Anda sendiri jika Anda tidak menyukai template yang tersedia di Microsoft. Jika perlu, Anda dapat menggunakan templat Microsoft sebagai panduan.
Buat "Dokumen Baru" berdasarkan templat Anda menggunakan menu program. Menggunakan jalan pintas tidak akan memberikan akses ke templat. Isi dokumen Anda dan simpan ke komputer Anda.
Gunakan program keuangan untuk mengirim pesanan pembelian jika itu adalah cara Anda membuat pesanan pembelian Anda. Beberapa program keuangan seperti QuickBooks memiliki integrasi Microsoft Outlook sehingga Anda dapat mengirim pesanan pembelian untuk mendapatkan persetujuan langsung dari program tersebut.
Ekspor pesanan pembelian dari perangkat lunak keuangan tanpa integrasi Microsoft Outlook menggunakan spreadsheet atau format kata jika memungkinkan. Jika ini tidak memungkinkan, cetak pesanan pembelian yang telah selesai sebagai dokumen PDF dan simpan di komputer Anda.
Kirim Pesanan Pembelian
Buka Microsoft Outlook dan klik tombol "Baru" di sudut kiri atas untuk membuka pesan baru.
Buka tab "Sisipkan". Klik "Lampirkan File" dan arahkan ke pesanan pembelian untuk memilihnya. Klik tombol "Sisipkan" untuk melampirkannya di email.
Atur ukuran font menjadi 14 dan warna font menjadi hitam. Ketik “Saya telah meninjau dan menyetujui pesanan pembelian terlampir:.” Mulai baris baru.
Atur ukuran font menjadi 11 dan warna font menjadi abu-abu. Ketik “Tinjau pesanan pembelian terlampir dan balas email ini. Ketik di bawah "Y- Nama Anda" untuk menyetujui pesanan pembelian atau "N- Nama Anda" untuk menolak pesanan pembelian. Catatan: Balasan harus berasal dari akun email yang dikiriminya.
Lewati empat baris dan atur ukuran font menjadi 14 dan warna font menjadi hitam. Ketik “ Saya tidak berwenang untuk menyetujui pesanan pembelian ini.” Mulai baris baru.
Atur ukuran font menjadi 11 dan warna font menjadi abu-abu. Ketik “Balas ke pengirim. Tempatkan X di bidang di atas jika Anda tidak berwenang untuk menyetujui pesanan pembelian ini dan jika Anda tahu siapa, sertakan namanya, misalnya, X - Bill Smith."
Kiat
-
Cetak salinan email pesanan pembelian yang disetujui dan lampirkan ke faktur pembelian untuk mendokumentasikan bahwa pembelian tersebut diotorisasi.
Peringatan
Mendapatkan tanda tangan fisik lebih aman daripada persetujuan email karena orang lain dapat memperoleh akses ke akun email orang tersebut jika ditandatangani sepanjang hari.
