Bayangkan ini: Anda memanggil pemasok untuk memesan beberapa widget dan mengirimnya email untuk mengonfirmasi. Masalahnya, mereka mengirimi Anda lima kotak alih-alih empat dan mendaratkan Anda dengan faktur yang lebih besar daripada yang Anda harapkan. Karena Anda tidak memiliki sesuatu yang sah untuk meminta pertanggungjawaban vendor tersebut, Anda tidak memiliki banyak hal untuk kembali. Anda bisa marah dan mengancam untuk menahan pembayaran, tetapi itu semua bisa berantakan dan merusak hubungan Anda. Melakukan apa? Di masa depan, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menerapkan sistem pesanan pembelian. POs memainkan peran penting dalam mengendalikan pembelian bisnis, membantu Anda melacak pesanan dan mengelola pembayaran untuk pekerjaan yang dilakukan.
Apa itu Pesanan Pembelian?
Pesanan pembelian adalah konfirmasi resmi atas pesanan barang dan jasa. Ini bertindak sebagai kontrak antara bisnis dan pemasoknya, sehingga pemasok tahu persis apa yang dipesan dan bisnis tahu persis produk dan layanan apa yang akan dikirimkan, dan pada tanggal berapa. Ketika pemasok menerima pesanan pembelian, itu menciptakan kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua pihak. Jadi, Anda tidak akan pernah terjebak dengan kasus tambahan widget yang tidak Anda butuhkan, dan pemasok dilindungi karena dia sekarang memiliki bukti hukum bahwa barang dan jasa dipesan. Jika Anda tidak membuat pesanan pembelian, sama sekali tidak ada pesanan yang mengikat dari pelanggan.
Seperti Apa Pesanan Pembelian?
Pesanan pembelian sangat mirip faktur. Satu-satunya perbedaan adalah, pembeli menciptakannya, bukan penjualnya. Secara umum, pesanan pembelian terdiri dari informasi berikut:
- Informasi perusahaan pembeli.
- Alamat pengiriman / penagihan.
- Informasi perusahaan pemasok.
- Detail pesanan - produk, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.
- Tanggal pemesanan pembelian.
- Nomor PO.
Mungkin ada kondisi spesifik tentang pesanan, juga, seperti kapan pembayaran harus dilakukan. Banyak bisnis membuat dokumen pesanan pembelian standar dengan informasi umum yang diisi untuk memastikan konsistensi.
Apa itu Nomor Pesanan Pembelian?
Jika ada satu item dalam pesanan pembelian yang harus Anda sertakan, itu adalah nomor PO. Nomor PO adalah nomor referensi unik yang memudahkan Anda untuk mencocokkan pengiriman dengan pembelian saat mereka tiba. Menggunakannya harus mempercepat pemrosesan faktur Anda karena Anda dapat dengan mudah melacak ketika pembayaran telah dilakukan pada pesanan tertentu. Ini juga meminimalkan risiko pembayaran yang salah karena Anda tidak akan membayar faktur yang tidak memiliki PO terkait.
Ini sebuah contoh. Misalkan Anda membutuhkan satu set lemari arsip baru. Anda membuat pesanan pembelian dengan ukuran, jumlah, dan persyaratan khusus untuk kabinet dan mengirimkannya ke pabrik. Setelah produsen menyetujui pesanan pembelian, itu menciptakan kontrak hukum antara kedua pihak. Pabrikan akan mengirimi Anda lemari dan mengirim faktur untuk jumlah total yang jatuh tempo. Faktur itu akan merujuk nomor PO. Jadi, ketika Anda menerima faktur, Anda dapat memeriksanya dengan pesanan pembelian untuk memastikan kedua dokumen tersebut cocok. Jika ya, silakan dan bayar. Jika tidak, seseorang membuat kesalahan yang perlu Anda selidiki.
Bagaimana Anda Mengintegrasikan Sistem Pemesanan Pembelian ke Dalam Bisnis Anda?
Jika Anda belum pernah menggunakan PO sebelumnya, Anda akan dimaafkan karena berpikir itu semudah mengatur templat pesanan pembelian di Microsoft Word atau perangkat lunak akuntansi Anda. Opsi-opsi ini bagus untuk membuat dokumen pesanan pembelian fisik, tetapi ada beberapa hal tambahan yang perlu Anda pikirkan sebelum Anda dapat mengintegrasikan sistem PO ke dalam bisnis Anda:
Siapa yang melakukan pembelian?
Administrator pesanan pembelian primer harus mengendalikan sistem pesanan pembelian. Ini akan memusatkan pembelian Anda dan memberi Anda catatan yang jelas tentang berapa banyak uang yang dihabiskan. Segera setelah PO dibuat, administrator dapat segera memasukkan faktor biaya ke dalam anggaran perusahaan. Pada dasarnya, Anda akan mulai dengan mengambil kartu kredit dari tangan staf umum.
Apa proses untuk menaikkan daftar permintaan?
Setiap proses PO dimulai dengan daftar permintaan. Ini adalah permintaan pesanan pembelian yang dilakukan karyawan kapan pun mereka perlu membeli barang atau jasa. Anda harus membuat templat daftar permintaan terstandarisasi, yang harus digunakan oleh semua anggota staf. Banyak usaha kecil memungkinkan staf mereka untuk mengirim email permintaan mereka kepada manajer, yang akan berhubungan dengan administrator untuk mengalokasikan anggaran, mendapatkan persetujuan untuk pembelian dan meningkatkan PO yang diperlukan.
Menambahkan sistem permintaan memastikan bahwa staf harus mendapatkan jempol tersentralisasi sebelum mereka membeli sehingga tidak ada yang masuk melalui celah. Segera, Anda akan memiliki data yang cukup untuk melacak bagaimana karyawan menggunakan persediaan dan pola pembelian spot, seperti, apakah ada peluang untuk pembelian volume diskon dari pemasok?
Bagaimana Anda akan mencatat PO?
Administrator dapat memilih untuk menyetujui, menolak atau menandai permintaan untuk diskusi lebih lanjut. Setelah daftar permintaan disetujui, administrator PO harus mengalokasikan nomor PO ke pesanan - Anda dapat menggunakan kode alfanumerik apa pun yang Anda suka - dan mencatatnya pada register PO. Mempertahankan register memastikan Anda tetap melakukan total pembelian. Anda dapat melihat dampak dari daftar permintaan sebelum Anda menyetujuinya, dan memperbarui anggaran Anda setiap kali PO dinaikkan. Ini juga merupakan bagian penting dari jejak audit, memastikan tidak ada perbedaan antara pasokan yang masuk dan pembayaran yang keluar.
Bagaimana Anda mengelola vendor?
Tentu saja, Anda harus memberi tahu pemasok Anda bahwa Anda pindah ke sistem PO. Ini sesederhana menghubungi vendor Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan mengirimkan pesanan pembelian sebelum Anda melakukan pembayaran untuk barang. Bagaimana Anda mendapatkan PO ke vendor terserah Anda - paling sering, administrator akan mengirim email langsung ke penerima.
Setelah vendor menerima pesanan pembelian Anda, mereka harus memeriksanya dengan cermat untuk kesalahan sebelum menyiapkan barang yang akan dikirim. Banyak vendor yang lebih besar digunakan untuk pembelian yang didukung PO dan memiliki sistem yang mengatur yang akan menandai akun Anda jika Anda mencoba untuk membeli tanpa PO.
Bagaimana Anda akan mencocokkan pembayaran faktur dengan register PO?
Jika Anda mempertahankan daftar PO terbaru, maka rekonsiliasi faktur atau pernyataan kartu kredit terhadap pesanan pembelian tidak terlalu sulit atau memakan waktu. Anda hanya ingin menandai pembelian apa pun yang tidak direkam dengan PO. Kemudian, ini adalah kasus staf pelatihan untuk menghilangkan pembelian berlebih di masa depan.
Haruskah Anda Mengotomatiskan Proses Pemesanan Pembelian?
Daripada melakukan hal-hal secara manual, Anda mungkin memilih untuk berinvestasi dalam beberapa perangkat lunak pembelian untuk pemilik usaha kecil. Sistem ini dapat mengotomatiskan permintaan Anda dan persetujuan rutin dan menghasilkan PO secara otomatis, yang membuat semuanya jauh lebih menantang. Mereka juga mengelola dokumen pembelian Anda dari satu yang terpusat di satu lokasi, dapat diakses dari mana saja, yang membuatnya lebih mudah untuk mengelola pesanan pembelian saat bepergian. Beberapa sistem memiliki fitur berguna lainnya, seperti katalog pemasok untuk membuat daftar permintaan pembelian lebih mudah dan lebih nyaman bagi karyawan Anda.
Platform bersifat seluas dan panjang, dan ada banyak situs ulasan online untuk membantu Anda mempersempit opsi. Seperti biasa, manfaatkan demo dan periode uji coba gratis, jadi Anda yakin telah mengambil keputusan yang tepat sebelum membeli.
