Jika Anda memiliki bisnis, Anda memerlukan kemampuan untuk membeli persediaan secara kredit. Satu-satunya cara untuk melakukan ini terdiri dari mengirimkan pesanan pembelian yang menunjukkan siapa yang menyetujui pembelian. Tanpa pesanan pembelian, Anda berisiko memotong arus kas Anda atau meningkatkan hutang Anda karena Anda harus membeli dengan uang tunai atau kredit. Membuat pesanan pembelian memungkinkan Anda membayar dalam waktu 90 hari. Fleksibilitas ini membantu memastikan Anda tetap dalam bisnis.
Buka dokumen baru menggunakan perangkat lunak pengedit dokumen pilihan Anda. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting atau Quickbook berisi alat untuk membuat pesanan pembelian. Jika Anda menginginkan opsi gratis, Google Documents memungkinkan Anda untuk menggunakan program pengolah kata online mereka, dan Open Office.org menawarkan alternatif gratis untuk produk MS Office.
Ketikkan nama perusahaan Anda, alamat, nomor telepon, nomor faks, dan alamat email di sudut kiri atas dokumen. Jika Anda memiliki logo, impor dan posisikan di sebelah kiri nama dan alamat perusahaan Anda. Di baris bawah di bawah informasi alamat Anda, sertakan nomor pajak penjualan ritel Anda, sehingga Anda dapat memenuhi syarat untuk pembebasan pajak penjualan untuk jenis pasokan bisnis tertentu.
Buat spasi untuk nomor pesanan pembelian dengan mengetikkan "Pesanan Pembelian **** ____ "di bagian tengah atas dokumen. Ketika Anda menggunakan pesanan pembelian Anda untuk membeli barang, tetapkan nomor di tempat ini, sehingga terlihat seperti" Pesanan Pembelian 00012. Jika Anda bekerja di Quickbook atau Peach Tree, perangkat lunak akan secara otomatis menetapkan nomor berurutan.
Buat bagian 'Tanggal Jatuh Tempo' di sudut kanan atas dokumen. Atur font untuk informasi ini menjadi 20 atau 22 poin, sehingga vendor tahu kapan Anda akan membutuhkan pengiriman.
Buat kolom individual untuk setiap detail produk yang ingin Anda beli. Kolom umum termasuk tanggal, jumlah, deskripsi item, dan harga produk. Namun, beberapa vendor memerlukan informasi tambahan seperti nomor UPC atau nomor katalog. Buat tiga kolom 'lain-lain' untuk mengakomodasi pengidentifikasi produk yang unik.
Buat subtotal, pajak, dan ruang total besar di bawah kolom yang total seluruh pembelian.
Buat bagian 'Instruksi Pengiriman' di dekat bagian bawah halaman yang harus menyertakan ruang untuk alamat pengiriman (jika berbeda dari alamat perusahaan) dan instruksi khusus di mana pengemudi pengiriman harus membawa produk.
Buat garis tanda tangan untuk tanda tangan penandatangan yang berwenang. Anda dapat meminta orang tersebut menandatangani setiap pesanan pembelian, tetapi banyak dari program pengolah kata akan memungkinkan Anda untuk mengimpor tanda tangan grafis dan menempatkannya dalam dokumen.
Di bagian paling bawah formulir, sebutkan syarat pembelian seperti penerimaan pengiriman, barang rusak, persyaratan faktur, dan ketentuan pembayaran.
