Sistem faktur adalah jantung dari piutang usaha. Faktur disiapkan berdasarkan produk atau layanan yang dijual. Data dari faktur sesuai dengan jurnal penjualan, catatan akun pelanggan, saldo piutang dan jurnal akun kas, di antara catatan bisnis lainnya.
Elektronik dan Manual
Sistem perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan faktur memerlukan usaha kecil untuk memasukkan data awal sebelum mencetak faktur. Setiap sistem menuntut variabel yang berbeda dan akan meminta pengguna tentang apa yang dibutuhkan. Sistem kemudian akan secara elektronik mengintegrasikan data ke dalam piutang. Sebaliknya, ketika membuat sistem manual, pemilik usaha kecil atau pemegang buku memutuskan apa yang dibutuhkan dan merumuskannya sebagai bagian dari sistem akuntansi yang sesuai. Terlepas dari apakah usaha kecil menyediakan layanan atau menjual produk, salah satu langkah awal dalam membuat sistem faktur adalah menentukan apa yang akan dimasukkan ke dalam faktur di samping dasar-dasar seperti informasi kontak.
Sistem Penomoran
Setiap faktur harus berisi nomor pengenal unik berdasarkan urutan kronologis penjualan atau berdasarkan nomor pelanggan. Apa pun pilihan pemilik usaha kecil, angka unik ini dapat digunakan untuk merujuk faktur tertentu di masa mendatang.
Badan Faktur
Di bawah bagian uraian faktur, pemegang buku ingin menambahkan informasi terperinci agar pelanggan tahu persis apa yang tercantum dalam faktur. Misalnya, faktur untuk layanan yang hanya menyatakan "panggilan layanan" terlalu samar untuk digunakan pelanggan atau bisnis kecil untuk referensi di kemudian hari. Namun, jika deskripsi mengatakan sesuatu yang lebih spesifik seperti "Filter yang diubah; kipas yang dibersihkan; pengapian yang telah diuji," baik pelanggan dan penyedia layanan tahu persis pekerjaan yang dilakukan. Jika biayanya per layanan atau per jam, perincian ini harus dimasukkan dalam deskripsi. Ketika faktur untuk produk, sertakan jumlah dan harga per unit. Informasi ini sesuai dengan entri dalam jurnal penjualan.
Ketentuan Kredit
Tentukan persyaratan kredit yang akan ditawarkan pelanggan dan sertakan ini pada faktur. Misalnya, jika pembayaran diharapkan segera, faktur harus membawa notasi "Jatuh tempo pada saat diterima." Selama proses penjualan, jika pelanggan diberi tahu bahwa ia akan memiliki 30 hari untuk membayar, masukkan ini sebagai tanggal jatuh tempo pada faktur.
Menyatukan Semuanya
Sistem faktur selesai ketika cocok dengan tempat yang tepat dalam proses akuntansi. Setelah faktur disiapkan, inilah saatnya untuk mengumpulkan piutang. Satu salinan dari setiap faktur dikirimkan ke pelanggan, dan bisnis menyimpan satu salinan. Jumlah yang ditagih diposting ke akun pelanggan di jurnal penjualan. Ketika pembayaran diterima, jumlah tersebut dikurangkan dari akun pelanggan dalam jurnal penjualan dan ditambahkan ke akun tunai bisnis. Pada akhir bulan, pemilik usaha kecil dapat meninjau akun untuk mencatat setiap faktur terutang dan kebutuhan untuk menindaklanjuti dalam mencari pembayaran, seperti mengirim salinan kedua faktur yang bertanda "jatuh tempo".
