Entri data mungkin merupakan salah satu aspek terpenting dari kesuksesan perusahaan. Ketika data ditambahkan dengan benar, informasi yang disebarluaskan dapat membantu eksekutif merencanakan ke depan, menentukan tujuan, dan membantu memperbaiki kekurangan. Ketika informasi dimasukkan ke dalam sistem komputer dengan kesalahan, kesimpulannya miring dan tidak akurat, baik atau buruk. Oleh karena itu, keakuratan dan efisiensi yang dimasukkan oleh operator entri data sangat penting.
Input awal
Operator entri data pada awalnya memasukkan data ke dalam sistem yang mewakili tujuan bisnis atau informasi. Terkadang, data ini tetap relevan, tetapi sering kali meluruh seiring waktu. Untuk alasan ini, profesional entri data harus memasukkan informasi baru secara bergulir. Jika informasi awal salah, perusahaan berisiko memiliki entri ganda yang menghasilkan lebih banyak pekerjaan daripada yang diperlukan. Ketika ini terjadi, administrator mungkin harus mencari dan membersihkan informasi yang sudah usang dan tidak akurat secara manual. Jika informasi awal akurat, operator entri data hanya perlu memasukkan data baru untuk membuat pembaruan.
Validasi Entri Data
Beberapa bisnis menggunakan penggunaan program validasi entri data, yang mengurangi kemungkinan data yang salah dimasukkan ke dalam sistem. Pada awalnya, dibutuhkan lebih banyak waktu daripada sistem yang tidak melakukan pemeriksaan dua atau tiga kali. Namun, dalam jangka panjang, program validasi dapat menghemat waktu dan uang yang berharga bagi bisnis dengan mengurangi kebutuhan untuk kembali ke catatan lama dan memperbaiki kesalahan masa lalu. Dalam program validasi, operator entri data harus memverifikasi informasi yang dimasukkan lebih dari satu kali sebelum diterima. Beberapa program hanya mengizinkan entri numerik ke bidang tertentu pada formulir, dan sebaliknya.
Program perangkat lunak
Tidak semua masalah akurasi entri data dihasilkan oleh manusia. Program perangkat lunak validasi data yang murah dan tidak efisien mungkin memiliki bug, kekurangan pemrograman, dan masalah lainnya. Organisasi yang lebih besar membutuhkan program penyimpanan data yang lebih tepat dan akurat, sementara perusahaan yang lebih kecil mungkin tidak membutuhkan persyaratan yang ketat. Faktor penentu adalah bagaimana paket kontrol data yang murah atau mahal mempengaruhi laba perusahaan. Apakah program kehilangan beberapa karakter atau salah mengartikan titik desimal dapat menjadi perbedaan antara beberapa sen dan ribuan dolar yang hilang.
Nilai Meningkat
Ketika data yang salah disimpan dalam basis data perusahaan, itu dapat mempengaruhi nilai penuhnya secara negatif. Informasi yang ketinggalan jaman, seperti pemberitahuan sewa yang jatuh tempo, atau penilaian lama yang belum diperbarui, dapat membuat perusahaan tampak kurang menguntungkan daripada yang sebenarnya. Ini dapat berdampak negatif pada kemampuan pemilik bisnis untuk mendapatkan pembiayaan di masa depan, untuk mendapatkan lebih banyak bisnis atau untuk menjual di kemudian hari. Menyimpan catatan yang akurat dan memperbaruinya setiap hari sangat penting untuk menjaga dan meningkatkan nilai perusahaan.
