Faktur adalah alat komunikasi yang memberi tahu pelanggan Anda apa yang Anda berikan untuk mereka, berapa biayanya dan bagaimana mereka harus membayar. Faktur dapat sesederhana lembar tulisan tangan dengan beberapa notasi atau mereka dapat menjadi dokumen komputerisasi canggih yang dirancang secara profesional. Faktur yang jelas dan informatif memberikan kredibilitas perusahaan Anda kepada pelanggan Anda. Mereka juga membantu Anda dibayar lebih cepat daripada nanti dengan memberi tahu pelanggan Anda kapan Anda mengharapkan mereka mengirim.
Nomor Faktur
Faktur ditulis berurutan, dan nomor faktur membantu Anda menemukan atau merujuk ke faktur tertentu secara berurutan. Jika faktur Anda tidak terkomputerisasi, simpan dalam urutan yang Anda terbitkan sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan faktur yang Anda butuhkan. Jika Anda membeli bantalan faktur yang Anda isi dengan tangan, mereka akan datang dengan nomor pracetak, dan faktur akan diikat jadi Anda tidak perlu melakukan pekerjaan ekstra untuk menjaga mereka tetap teratur. Jika Anda membuat faktur terkomputerisasi menggunakan perangkat lunak seperti QuickBooks atau Square, program akan melakukan pekerjaan untuk Anda dan akan mengeluarkan faktur secara berurutan.
Ketika Anda perlu merujuk kembali ke faktur, seperti jika pelanggan memiliki pertanyaan tentang pembayaran atau jika Anda telah menerima cek dan ingin menandai faktur sebagai dibayar, cukup mencarinya dengan nomor faktur. Anda dapat memulai urutan faktur Anda dengan nomor apa pun yang Anda pilih, bahkan jika Anda menulis faktur pertama Anda, Anda dapat memberinya nomor yang lebih tinggi untuk membuat perusahaan Anda tampak lebih mapan.
Apa yang Harus Ada pada Faktur?
Selain dari nomor faktur, faktur harus mencakup semua yang Anda butuhkan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan kepada pelanggan Anda sehingga Anda dapat dibayar. Selain sebagai pemberitahuan jumlah tagihan, faktur juga merupakan alat referensi yang berguna bagi pelanggan yang perlu tahu apa yang telah mereka terima dan dalam jumlah berapa. Sertakan pada faktur Anda:
- Nama, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan Anda.
- Tanggal faktur ditulis atau tanggal pengiriman produk. Gunakan satu sistem kencan atau yang lain, tetapi konsisten.
- Nama dan alamat penagihan pelanggan Anda.
- Alamat pengiriman pelanggan Anda.
- Kuantitas dari setiap item yang dipesan, nama atau nomor inventaris dari setiap item yang dipesan, harga unit dari setiap item yang dipesan, dan total harga setiap item, dihitung dengan mengalikan kuantitas dengan harga unit.
- Jumlah total jatuh tempo untuk semua item pada faktur.
- Pajak penjualan jatuh tempo, jika berlaku.
- Ketentuan pembayaran, seperti uang tunai pada pengiriman atau bersih 15 (15 hari untuk membayar).
Menggunakan Faktur untuk Pembayaran Cepat
Sedikit pemikiran dan kepedulian saat membuat faktur dapat membantu Anda dibayar lebih cepat dan konsisten. Semakin cepat Anda mengirim faktur, semakin cepat pelanggan Anda tahu berapa yang harus dibayar dan kapan pembayaran jatuh tempo. Meskipun ketentuan pembayaran seperti lamanya waktu antara pengiriman dan pembayaran biasanya dinegosiasikan sebelumnya, menyatakan persyaratan ini dengan jelas dan jelas pada faktur dapat berfungsi sebagai pengingat yang bermanfaat. Jika pelanggan Anda terlambat membayar faktur sebelumnya, termasuk jumlah total yang jatuh tempo pada faktur saat ini dapat mempercepat pembayaran dengan menyelamatkan pelanggan langkah mencari saldo sebelumnya yang jatuh tempo.
